Adjoint au chef du SGIL H/F

Les Archives nationales (AN), service à compétence nationale du ministère de la Culture, sont le plus grand centre d’archives d’Europe. Mémoire de la France, elles conservent et communiquent aux publics les archives de l’État depuis le Moyen Âge, celles des notaires parisiens et des archives privées d’intérêt national. Elles contribuent à la connaissance de l’histoire et au partage des valeurs citoyennes auprès du grand public, en particulier des plus jeunes, par leurs expositions, publications et autres activités de médiation. Implantées à Pierrefitte-sur-Seine, siège de l'institution, et à Paris, dans le quadrilatère historique des Archives, au cœur du Marais, les AN comptent un effectif d’environ 500 agents. Les grandes orientations stratégiques de l’institution sont développées dans le cadre de la Stratégie 2021-2025 des AN. La refondation de l'institution se poursuit avec l’ouverture en 2024 d’un restaurant administratif et la construction d’une extension à l’horizon 2027 sur le site pierrefittois, ou encore le schéma directeur des AN pour le site parisien comportant un important programme de restauration, réhabilitation et mise aux normes. De plus amples informations peuvent être obtenues sur le site internet des AN : http://www.archives-nationales.culture.gouv.fr

Le service de la gestion immobilière et logistique (SGIL) est un service de la direction administrative et financière, direction qui assure les fonctions supports des Archives nationales.

Ce service est constitué de deux pôles : Pierrefitte-sur-Seine et Paris, eux-mêmes organisés en deux fonctions distinctes : la logistique et l’entretien des bâtiments.

A Pierrefitte-sur-Seine le Service de la gestion immobilière et logistique est composé de 6 agents en logistique et 5 en entretien des bâtiments.

Le service gère un budget de fonctionnement important et assure les moyens de confort optimum des agents de l’institution. Il assure aussi la bonne conservation des archives en lien étroit avec le département de la conservation préventive. Il assure le suivi de l’état du patrimoine de l’institution et de son fonctionnement.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement. Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

Adjoint au chef du SGIL de Pierrefitte

Sous la supervision du Chef de Service de la Gestion Immobilière et Logistique, l’adjoint du chef et responsable des équipes techniques assure l’encadrement direct de 12 agents et coordonne le suivi de l’activité, les recrutements, et la gestion de proximité des 12 agents (congés, arrêts de travail…). Il veille également à l’intégration et à la gestion des stagiaires et apprentis.

Pour la gestion budgétaire, il suit les dépenses du service, s’assure de la validation des services faits et veille à la bonne réalisation des différentes étapes de facturation des commandes. En lien avec le service budgétaire et les chefs de pôles, il renseigne les tableaux de gestion et analyse les ressources et les coûts.

Dans le domaine des achats, il recense les besoins de fonctionnement du service et participe à la gestion ainsi qu’au suivi des stocks nécessaires à l’organisation des deux pôles.

Sur le plan juridique, il est chargé d’élaborer les procédures de marché publics et de leur exécution, des conventions et partenariats avec les entreprises et organismes associés à l’institution. Il veille à la bonne application des clauses contractuelles, participe à la rédaction des marchés publics, et assure le suivi des contentieux en cours concernant des sinistres affectant le site. Par ailleurs, il contribue à une veille réglementaire.

Il est également en mesure de seconder le chef de service sur toutes les questions administratives, financières et juridiques. Il participe aux réunions liées à son champ de compétence et prépare des notes ainsi que des documents techniques pour répondre aux questions posées au service de la gestion immobilière et logistique et transversales.

Télétravail : Oui

Encadrement d’équipe : Oui

• Expérience confirmée dans les domaines du juridique, de l’administratif ou du budget.
• Maîtrise des procédures budgétaire et juridique.
• Solide connaissance des réglementations et des obligations légales en matière de service public
• Autonomie avérée dans la prise de décision.
• Aptitudes managériales et relationnelles développées
• Sens de l’organisation, méthodique et rigoureux, avec une capacité à prioriser les tâches et à garantir un suivi précis des opérations.

Compétences techniques :

• Expertise dans les domaines du juridique, de l’administratif, du budget et des ressources humaines.
• Bonne connaissance des réglementations code du travail et des services publiques
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et logiciels bureautiques
• Maîtrise des procédures liées aux marchés publics.
• Curiosité pour les services culturels, avec une sensibilisation à la préservation du patrimoine et aux missions de conservation des archives.
• Sensibilité pour les questions de gestion bâtimentaire et de logistique

Savoir-faire :

• Autonomie et initiative : Capacité à prendre des décisions et à anticiper les besoins.
• Rigueur et organisation : Précision dans la gestion des tâches, avec une aptitude à organiser et planifier efficacement le travail.
• Leadership et gestion d'équipe : Compétence à animer, motiver et encadrer une équipe, avec une capacité à gérer les conflits.
• Sens de l'écoute et communication : Aptitude à écouter les besoins des collaborateurs et des parties prenantes, tout en assurant une transmission fluide des informations.
• Aisance rédactionnelle : Capacité à rédiger des documents techniques, administratifs et des rapports avec clarté et précision.

Compétences comportementales :

• Sens du service public : Engagement à servir l’intérêt général.
• Sens de l'écoute et courtoisie : Capacité à interagir de manière respectueuse et attentive avec les différents interlocuteurs, qu’ils soient internes ou externes.
• Esprit d’équipe et de coopération : Aptitude à collaborer efficacement avec les collègues et les partenaires externes.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Curiosité : Intérêt pour la recherche de solutions innovantes, avec une volonté de rester informé et formé.

Niveau d’études/diplômes requis : Niveau 7 : Master, diplômes équivalents