Technicien-ne en gestion administrative

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’Institut d'Optique (IOGS) est un établissement privé d’enseignement supérieur et de recherche, établissement composante de l’université Paris-Saclay.

L’Institut d’Optique a pour ambition de réunir dans un même établissement l’ensemble des activités liées à la photonique : recherche, formation, innovation, création d’entreprises, conseil et valorisation industrielle.

Réaliser des actes de gestion administratives dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion

Missions principales de l’agent :

• Assurer le suivi administratif des étudiants FIE dans la base de données (inscriptions, emplois du temps, feuilles de présence, trombinoscopes, etc.)
• Réaliser les réservations de salles pour les besoins pédagogiques ou logistiques
• Participer à l’organisation d’événements internes et au suivi administratif des événements extérieurs
• Gérer les commandes de fournitures pour les services de l’IOGS et de la scolarité présente dans le bâtiment
• Mettre à jour et diffuser les outils de suivi : tableaux de bord, annuaires, listes de diffusion

• Préparer et suivre les protocoles d’hébergement, conventions et fiches techniques des entreprises résidentes
• Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie des locaux pour les sociétés accueillies
• Gérer la récupération et la distribution des clés des locaux
• Assurer l’interface avec les entreprises du bâtiment 503 et les services de maintenance
• Diffuser les consignes de sécurité et veiller à leur bonne application (plans Vigipirate, incendie, etc.)
• Informer les résidents du bâtiment par courriel (incidents techniques, coupures, accès, fermetures temporaires, etc.)
• Assurer la transmission des informations utiles aux usagers et aux équipes
• Être référent·e accueil
• Former et encadrer les hôtesses d’accueil
• Créer et gérer les badges d’accès via le logiciel AEOS
• Assurer le suivi de l’attribution des clés et le classement des attestations associées

Connaissance, savoir :

• Connaissance de I ‘organisation générale et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur.
• Connaissance des techniques de gestion administrative et d’élaboration de documents.
• Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de la scolarité.
• Connaissance des partenaires de l’école.
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage.
• Techniques de communication orale et écrite.

Savoir-faire :

• Appliquer les dispositions réglementaires
• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité ainsi que le Pack office (Excel, Word, etc.)
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Travailler en équipe

Savoir-être :

• Sens de la confidentialité
• Rigueur, fiabilité
• Sens relationnel