Technicien en gestion administrative F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 3 ans.
A pourvoir à compter du 15/09/2026.

Le poste est à pourvoir au sein du LBBM, Unité Mixte de Recherche (UMR 8176) de Sorbonne Université et du CNRS. Ses activités participent à la connaissance sur la biodiversité et le rôle fonctionnel des microorganismes en se focalisant sur les systèmes aquatiques (marins, maritimes, continentaux). Le LBBM fédère des compétences en écologie microbienne, microbiologie, écologie chimique, biotechnologie, pharmacologie exploratoire et plus récemment en écotoxicologie animale.

Mission : assurer la gestion financière, administrative et la gestion des ressources humaine de l'unité

Activités principales :

• Gestion budgétaire et financière
• Suivre l'ensemble des contrats de recherche de l'unité et les justifications afférents
• Préparer le budget et suivre mensuellement la consommation des crédits
• Préparer des bilans à la demande du directeur et/ou des tutelles
• Préparer les DIALOG de gestion avec les tutelles
• Élaborer des tableaux de production soumis au dossier d'évaluation HCERES
• Traiter des commandes, ordre de mission (avec gestion de deux cartes achats pour l'unité) dans le respect des procédures de chaque tutelle et des procédures d'achat public

Gestion RH

• Gérer l'administratif RH (congés, départ, demandes de bénévolat, etc.)
• Suivre les congés annuels et CET
• Préparer les recrutements CDD, conventions de stage-gratifications
• Mettre à jour les bases de données (annuaires, RESEDA, listes de personnels, listes de publications etc…)

Gestion Administrative

• Aider le directeur dans la préparation des dossiers administratifs
• Préparer les réunions, rédiger les comptes-rendus
• Gérer le courrier et la tenue de l'agenda du directeur
• Accueillir les nouveaux arrivants

Conditions particulières d'exercice :

• Dans le cadre de la mutualisation administrative, l'agent(e) sera amené(e) à travaillé en étroite collaboration avec ses homologues de la composante

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de l'Observatoire et des deux tutelles (SU et CNRS)
• Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
• Connaître les règles et procédures administratives (notions de droit public)
• Connaître les procédures de gestion des ressources humaines
• Connaître les circuits décisionnels au sein des partenaires institutionnels

Savoir-faire requis :

• Élaborer et rédiger des courriers, comptes-rendus, notes
• Élaborer des tableaux de bord
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel)
• Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Communiquer en anglais (compréhension et expression écrite et orale)

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein de l'unité
• Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations

Savoir être :

• Méthode, sens de l'organisation et rigueur
• Réactivité et autonomie
• Écoute, sens des relations humaines et discrétion
• Dynamisme