Secrétariat - Gestion de la Graduate School Life Sciences and Health

L’organisation en Graduate schools et instituts est l’un des outils transformants de l’Université Paris-Saclay. L’objectif est de mettre en place des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d’écoles doctorales et d’actions de recherche, et ce en transversalité entre les différents partenaires (composantes, établissements-composantes, universités membres-associées et ONR-OR partenaires) qui sont les opérateurs des différentes missions. Elles constituent ainsi des plateformes communes, chacune sous une marque identifiable par les étudiants et les milieux professionnels, académiques et entreprises, en France et à l’international.

Le fonctionnement des GS repose sur :

• un conseil de GS ;
• un directeur et une équipe de direction ;
• un coordinateur, composante ou établissement-composante ou université membre-associée, mettant à disposition des moyens pour en assurer le fonctionnement.

Le/la secrétaire - gestionnaire de GS intervient en appui du Directeur, de l’équipe de direction et du manager de GS.

La Graduate School Life Sciences and Health (GS LSH), Sciences de la Vie et Santé, fédère et anime les mentions de Masters, les écoles doctorales et les équipes de Recherche de l’Université Paris-Saclay dans les domaines de la Biologie, de la Bioinformatique et de la Médecine, avec pour objectif de comprendre les mécanismes fondamentaux en Sciences de la Vie et innover en Biotechnologies et en Médecine. La GS LSH est structurée en 12 Graduate Programs disciplinaires et/ou thématiques rassemblant parcours de Master, de Doctorat et équipes de Recherche. De plus, elle propose un Graduate Program transverse MD-PhD (AVERROES), double cursus aboutissant à l’obtention de Doctorats de Médecine et de Sciences. Les équipes de recherche de la GS LSH sont affichées au sein d’un ou plusieurs Graduate Programs.

Missions :

Le/la secrétaire - gestionnaire de GS a pour missions principales, dans cette première phase de mise en place des GS, de prendre en charge :

• les travaux de gestion-secrétariat en appui au pilotage de la GS;
• les travaux de gestion-secrétariat en appui de la communication et de la prise en charge de l’événementiel de la GS, en coordination avec l’ensemble des parties prenantes;
• en appui du manager de la GS, l’appui à la gestion des programmes de recherche du périmètre le cas échéant.

Activités liées au pilotage :

• apporter une aide à l’organisation et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés ; élaborer les relevés de décision et rédiger des rapports en tant que de besoin (secrétariat-gestion)
• apporter une aide au pilotage des appels à projets portés par la GS : rédaction des lettres de cadrage, candidatures, transmission et émission des résultats;
• en lien avec le réseau métier des attaché.es de GS, avec les directions centrales de l’Université (recherche, finances, etc.) et les partenaires de la GS, assurer le suivi du budget de la GS;
• proposer des processus et outils d’élaboration du suivi du budget de la GS;
• suivre l’exécution du budget et faire les relances correspondantes;
• élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion financière;
• vérifier la mise à jour des bases de données relatives à la gestion financière de la GS LSH;
• contribuer à la mise en œuvre de la démarche d’amélioration continue dans son domaine;
• s'informer, suivre l'évolution de la réglementation de l’université dans son domaine d'activité pour les activités précédemment décrites;
• venir en renfort du secrétariat-gestion du département de Biologie en cas de besoin.

Activités liées à la communication :

• en appui du manager de la GS, assurer la circulation de l’information, communiquer avec les membres de la GS;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers);
• Apporter une aide à l’organisation logistique des actions d’animation de la recherche et de la formation propres à la GS en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initialisées par les partenaires;
• Apporter une aide à la mise en place des actions de communication en interne et en externe.

Activités liées à la gestion administrative et Ressources humaines :

• Préparer les dossiers de gestion pour les prolongations de thèses, prolongation de stage et recrutement de tuteurs et mentor;
• Gérer en lien avec le service des ressources humaines des composantes, des établissements-composants et des ONR, les recrutements des tuteurs et mentor, prolongations de thèse et de stage;
• Assurer la gestion financière en lien avec Direction des Affaires Financières de l’Université et la Direction des Ressources humaines;
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés (dossiers de recrutement, vacataires étudiants et enseignants, tuteurs.

Activités liées à la gestion des étudiants du programme Averroès :

• Assurer l’accueil et l’information des étudiants sur l’offre de formation du programme Averroès;
• Organiser, et participer aux réunions mensuelles du comité pédagogique;
• Rédiger les comptes rendus de réunion;
• Organiser les campagnes de sélection des candidatures Branche 1 et Branche 2 du programme Averroès;
• Préparer et organiser le séminaire de rentrée du programme et les séminaires scientifiques;
• Suivre l’avancement des étudiants durant toute l’année en relation avec les mentors et les secrétaires pédagogiques;
• Faire le reporting des heures de mentorats des encadrants Averroès;
• Suivi des bourses des étudiants Averroès;
• Élaborer et suivre des tableaux de bord de suivi de suivi des étudiants et des mentors;
• Apporter son soutien pour l’appui au pilotage et le suivi du programme Averroès.

Connaissance, savoir :

• Connaissance approfondie des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
• Connaissance approfondie de l’organisation et du mode de fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche
• Objectifs et projets de l’établissement
• Droit public
• Droit des contrats
• Finances publiques
• Comptabilité analytique
• Systèmes d’information budgétaires et financiers
• Environnement et réseaux professionnels
• Connaissance générale des ressources humaines
• Techniques de communication, connaissance des techniques et outils de communication
• Excellente maîtrise de la suite bureautique et des outils web

Savoir-faire :

• Rédaction administrative
• Rédiger des rapports ou des documents
• Réaliser des synthèses
• Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
• Concevoir et alimenter des tableaux de bord
• Fonctionnement dans des structures transverses
• Relecture « qualité » réglementaire d’actes de gestion courante
• Élaboration budgétaire et suivi de l’exécution
• Organisation d’événements

Savoir-être :

• Avoir un grand sens de l'accueil et du service public.
• Capacité d’adaptation, rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie
• Force de proposition
• Réactivité
• Souplesse
• Pragmatisme
• Fiabilité
• Capacité de synthèse