Secrétaire médical F/H

La Ville de Lyon (510 000 habitants), engagée dans une politique de transition écologique et sociale,  bénéficie de l’engagement d’une administration municipale forte de plus de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Au sein de la Délégation Générale aux Ressources Humaines et au Dialogue Social (DGRHDS), et de la Direction des Relations Sociales et Vie au Travail (DRSVT), le Service de médecine préventive a en charge la surveillance médicale des agents (10 000 agents environ), participe aux actions de prévention en milieu de travail et conseille l’autorité territoriale et les agents en matière de médecine du travail. 
Pour gérer notamment les visites médicales des agents saisonniers d'été, le service recrute un CDD 4 mois pour la période du 1er Juin au 30 septembre.

Vos missions :

Sous l’autorité de la gestionnaire administrative, vous travaillez en renfort au pôle secrétariat et  vous participez à la gestion administrative du service de Médecine Préventive (5 médecins, 1 ou 2 internes selon les semestres,  3 infirmières, 2 secrétaires en binôme, une chargée d’accueil, une gestionnaire). Vous participez à l’accueil et aux  convocations des agents en visite médicale.

Activités principales :
1) Suivi des visites médicales pour le recrutement de saisonniers, apprentis
- Echanges avec les directions pour connaitre leurs besoins de recrutement d’emplois saisonniers, apprentis, ...
-Pré-réservation des créneaux dans les agendas des médecins et saisie des visites médicales dans l’application professionnelle
- Envoi des convocations aux agents et information des directions.
- Assurer le suivi de ces dossiers

2) Gestion administrative
- Classement des dossiers, et courriels.
- Envoi de tableaux de suivi 
-Saisie des retours des commandes de pharmacies des écoles, crèches et services.
-Participation de façon progressive à la gestion des appels téléphoniques en lien avec la secrétaire binôme.

3) Polyvalence sur certaines tâches en l’absence de la chargée d’accueil
-Accueil des agents
- Réception et gestion du courrier
- Préparation des consultations médicales de chaque médecin et interne avec sortie des dossiers médicaux concernés et édition des certificats d’aptitude.

- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, outlook, formation en interne à l’application métier (chimed)

Qualités requises:
- Excellentes qualités relationnelles : savoir s’adapter au public concerné ainsi qu’à la situation
- Tact et discrétion indispensables : secret professionnel et médical.
- Qualité d’expression écrite (mails) et orale
- Méthode, rigueur et gestion du temps