Secrétaire formation continue VAE-RE H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein du service des formations de l’IUT de Sceaux et sous la direction hiérarchique du responsable de service, le/la secrétaire FC-VAE-RE- a pour principale mission d’assurer le suivi administratif de la Formation Continue et de la VAE, de gérer les relations entreprises. Il/Elle est en relation permanente avec les stagiaires en formation continue, les candidats·es VAE, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les entreprises et les partenaires financeurs.

Missions principales de l’agent·e :

Relations avec les entreprises

• Prospecter, contacter les entreprises via tous les modes de communication (téléphone, mail, réseaux sociaux, plaquettes), fidéliser les contacts
• Assurer la collecte de la taxe d’apprentissage :  lancement et suivi de la campagne, réception des versements, mise à jour d’un tableau de bord, envoi des remerciements
• Constituer une base de données des contacts « entreprises » et en assurer le suivi
• Présenter aux entreprises les possibilités de partenariat : accueil de stagiaires, alternance, recrutement.
• Soutenir et participer au développement des relations avec les entreprises, les salariés, les OPCO et les CFA.
• Participer aux interactions privilégiées avec les entreprises (préparation des réunions, assister aux réunions, rédaction de comptes-rendus)
• Participer à l’organisation des événements de l’IUT (remise des diplômes, Forum des entreprises, Salons professionnels, événement promouvant l’Université …) en partenariat avec les différents services de l’Université Paris-Saclay.
• Participer à la réalisation d’outils de communication envers les entreprises et les étudiants·es.

Secrétariat pour la formation continue et la cellule VAE

• Accueil, information et orientation des candidats·es intéressés·es par la reprise d’études en formation continue ou par la VAE
• Gestion des dossiers de candidature en liaison avec le chef du service et les enseignants·es chargés·es de l’admission
• Suivi administratif des dossiers de VAE et Formation Continue
• Préparation des documents relatifs à la facturation des prestations de formation
• Suivi sous Excel des présences et des heures de formation effectuées par stagiaire/candidat VAE
• Mise à jour des emplois du temps des formations
• Gestion des notes (saisie des notes et des résultats sur Apogée, édition des relevés de notes et des PV de jury)
• Aider la responsable du service dans la préparation des audits qualité

Durée du contrat : CDD 3 ans

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et recherche
• Avoir des connaissances du paysage de la Formation Continue et de la VAE dans les universités
• Appliquer la réglementation liée à la Formation Continue et respecter les procédures
• Connaissance de la réglementation et de l’organisation de la taxe d’apprentissage

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point)
• Adaptation à des logiciels métiers spécifiques (FORMATIC, YPAREO)
• Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais
• Savoir gérer les situations d'urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
• Savoir rendre compte
• Qualités de communication orale et écrite
• Savoir prendre des notes et mettre en forme des documents
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Savoir-être :

• Sens de l’accueil
• Travail en équipe, polyvalence et sens de l’initiative
• Avoir le goût des contacts et faire preuve de qualités relationnelles
• Force de persuasion et enthousiasme
• Esprit de synthèse, organisation, adaptation, disponibilité
• Discrétion, confidentialité