Secrétaire du pôle des productions audiovisuelles H/F

L’ECPAD est un établissement public administratif de 257 personnes, composé de 80% de civils et 20% de militaires.

Cet établissement autonome a 4 missions principales :

• la production audiovisuelle,
• la formation aux métiers de l’audiovisuel,
• la conservation des archives,
• la valorisation de nos fonds.

L’ECPAD, service d’archives audiovisuelles définitives du ministère des Armées, conserve un patrimoine de près de 15 millions de photographies et 94.000 heures de film, résultant de la production de l’établissement depuis 1915, des versements des services du ministère des Armées et d’acquisitions d’archives d’origine privée.

Ces fonds sont constamment enrichis par la production des opérateurs de l’ECPAD, les versements des organismes de la Défense et les dons des particuliers. L’ECPAD valorise ses fonds par des expositions, des coproductions de films documentaires, l’édition de livres et de DVD. Il propose également des actions pédagogiques et scientifiques à destination des universitaires et du monde de l’enseignement.

L’établissement met à disposition des équipes de tournage opérationnel – les « soldats de l’image » - qui sont amenés à intervenir sur tous les théâtres d’opération pour témoigner de l’engagement de nos armées en France et dans le monde. L’ECPAD est également opérateur de formation et accueille des stagiaires à l’Ecole des métiers de l’image.

Le pôle :

Composé de 80 agents, répartis dans quatre départements (pilotage, réalisation, équipes et moyens de tournage, postproduction), le pôle de production audiovisuelle (PPA) met en œuvre l’ensemble des moyens audiovisuels destinés aux missions suivantes :

• La couverture image opérationnelle des Armées ;
• La réalisation de productions audiovisuelles ;
• Les dispositifs audiovisuels d’événements nationaux ou de commémorations.

Le commandement du pôle est composé de quatre agents : chef du pôle de production audiovisuelle, adjoint au chef du pôle, assistante du chef de pôle.

Vos missions principales sont :

Gestion administrative

• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriels du pôle ;
• Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les courriers, notes, comptes rendus, feuilles de service et documents administratifs ;
• Assurer le classement, l’archivage (papier et numérique) et la mise à jour des dossiers de production ;
• Suivre les circuits de validation administrative et hiérarchique (parapheurs électroniques) ;
• Assurer la planification des agents et son suivi pour les congés, RTT, repos compensateurs et les permissions.

Suivi des productions

• Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets (devis, bons de commande, conventions, contrats, facturation) ;
• Mettre à jour les tableaux de suivi de production et les plannings ;
• Centraliser et diffuser les informations liées à l’avancement des projets.

Organisation et logistique

• Organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements (réservations, convocations, ordres de mission…) ;
• Assurer la coordination logistique lors des missions opérations extérieures.

Interface et coordination

• Servir de point de contact entre le pôle, les autres services de l’ECPAD et les partenaires extérieurs ;
• Faciliter la circulation de l’information au sein de l’équipe ;
• Travailler en coordination permanente avec l’assistante du chef de pôle afin d’assurer la continuité administrative et le suivi des priorités.

Vos missions secondaires sont :

Soutien au département du pilotage des productions

• Réservation de taxis en fonction des feuilles de service (FS), gestion de l’abonnement taxi et certification le cas échéant 
• Demande de régie ;
• Demande d’avance de frais de mission ;
• Archivage sur Acropolis des factures certifiées ;
• Gestion et rangement de la boîte mail « administration PPA » : attribution des messages et classement dans les dossiers appropriés ;
• Gestion des biodatas : mise à jour, relance en cas de pièces expirées, ajout lors des nouvelles arrivées ;
• Mise à jour des tableaux de suivi (Word et Excel) ;
• Validation des tâches terminées dans l’outil Smart Evo ;
• Création des ordres de mission (selon organisation retenue).

Appui à l’administration de production (selon organisation et montée en compétence)

• Déclarations SDRM et DPAE ;
• Attribution et suivi des numéros d’objet et de contrat ;
• Envoi des parapheurs pour signature des contrats et mise en ligne des contrats signés sur Acropolis ;
• Mise en paiement des contrats d’intermittents ;
• Participation à l’amélioration des procédures internes ;
• Appui ponctuel à l’organisation d’événements ou de projections ;
• Contribution au respect des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie propres au ministère des Armées.

Niveau d'études / Diplôme : 

Détenir un BAC dans le domaine du secrétariat, bureautique.

Niveau d'expérience min. requis : Comfirmé

Connaissances :

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
• Connaissance de l’environnement institutionnel et, idéalement, du secteur audiovisuel ;
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
• Maîtrise des techniques et des outils audiovisuels.

Savoir-être :

• Discrétion et sens aigu de la confidentialité ;
• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
• Esprit d’équipe et qualités relationnelles ;
• Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement opérationnel.

Savoir-faire :

• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs) ;
• Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
• Aisance dans la communication orale et écrite.