Secrétaire de département de formation F/H

Sous la responsabilité du chef de département, vous aurez à exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de votre structure, à recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de celle-ci. Vous informerez et orienterez dans leurs démarches les interlocuteurs internes (étudiants, enseignants, vacataires d'enseignement) et externes (artisans, livreurs,...)
Vos activités principales seront les suivantes :
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Alimenter le site web et proposer des contenus pour les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn)
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents

Vous êtes débutant-e ou bien vous avez déjà une première expérience dans le domaine du secrétariat. Vous seriez apte à appliquer la règlementation imposée dans votre domaine d'activité et à utiliser les logiciels spécifiques à celle-ci. Vous savez vous adapter à votre environnement et actionner un réseau professionnel.

Vous disposez des compétences requises en gestion administrative :
• Techniques d'accueil téléphonique et physique, prendre des messages
• Techniques de communication
• Techniques d'élaboration de documents, rédiger des rapports
• Culture internet et réseaux sociaux
• Maitrise des outils bureautiques
• Retranscription des informations orales à l'écrit
• Enregistrement et classement des documents
Enfin, vous avez des qualités relationnelles et vous avez une aisance à travailler en équipe. Vous êtes organisé-e dans votre travail, réactif-ve et vous savez rendre compte à votre hiérarchie.
Plus d'informations
Basé à Agen - Campus Michel Serres – 184, avenue d'Italie
Poste ouvert aux contractuels.
1925.24€ brut mensuel
Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois sous condition
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations