Secrétaire d'antenne (h/f)

Pourquoi nous rejoindre ?

Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 500 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant:

•  de beaux projets pour construire l’avenir du Département 
•  d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
•  d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
•  d’une politique salariale attractive
•  d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
•  d’un soutien à la parentalité

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?

Descriptif de l'emploi

Sous l’appui du responsable d’antenne du site de Montluçon, vous êtes chargée du secrétariat de l’antenne et êtes également la personne ressource pour le suivi des démarches juridiques liées à l’identité des enfants confiés, vous assurez aussi les tâches administratives liées aux situations des jeunes majeurs.

Missions ou activités

 Organiser les réunions et rendez-vous, saisir les courriers, participer aux réunions internes, effectuer la prise de notes et comptes-rendus

• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du service
• Gérer et suivre les demandes de formation, avis de vacances de postes, conventions de stages…

En tant que gestionnaire Octime, mettre à jour la base de données Octime, aider et conseiller les utilisateurs et les valideurs sur le fonctionnement du logiciel et la réglementation du temps de travail, en lien avec le référent RH.

• Assurer et suivre les déclarations de sinistres en veillant au respect des délais, à la complétude et leur finalisation
• Assurer le suivi des dossiers liés à l’obligation de continuité de la prise en charge des jeunes majeurs

Être titulaire d’un BEP/CAP minimum ou titulaire de la fonction publique sur le grade d’adjoint administratif

• Maîtriser et être à l’aise avec les outils informatiques : Word, Excel, Outlook, outil interne
• Savoir rédiger
• Être organisé, discret et rigoureux(se)
• Appétence pour le travail en lien avec le public en difficulté.