Secrétaire administratif et pédagogique F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie 

Le département de formation de Master Informatique fait partie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Il est rattaché à l’UFR Ingénierie (919).

La direction du département est assurée par un directeur secondé par un ou deux directeurs adjoints, chargés plus spécifiquement des Études et des Moyens, et par un ou une responsable administrative.

Le département de Master Informatique assure la gestion pédagogique et administrative du master mention informatique. Il accueille environ 800 étudiants répartis sur 12 parcours dont plusieurs proposent des formations en alternance ou des formations internationales.

La gestion du master est assurée par une équipe de 7 secrétaires administratives et pédagogiques placées sous l’autorité du ou de la responsable administrative du département.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4, place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Secrétaire administratif-ve et pédagogique
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir à compter du 1er octobre 2025.

Mission :

Dans ce contexte, et en appui des responsables de parcours, la/le secrétaire administrative et pédagogique gère les activités administratives et pédagogiques de parcours : candidatures, inscriptions administratives, secrétariat pédagogique, assistance technique et logistique pour les enseignements. Elle/Il accueille et informe les étudiant-es inscrit-es dans ses parcours, elle/il reçoit les enseignants intervenant dans les formations. Pour atteindre ses objectifs avec le reste de l’équipe, elle/il se coordonne avec les autres services de l’Université et des établissements partenaires pour l’organisation des formations.

Activités principales :

• Accueil et information des étudiant-es : site internet, mail, téléphone
• Gestion des dossiers de candidature des étudiant-es (eCandidat, Campus France)
• Gestion de l’inscription administrative des étudiant-es (Apogée)
• Organisation et gestion des inscriptions pédagogiques aux UEs, en lien avec les responsables du parcours (Apogée / DBUFR)
• Accueil, information et soutien technique et logistique aux enseignant-es
• Gestion des unités d’enseignement (planning, réservation de salles, organisation des examens...) et de leurs intervenant-es
• Gestion des notes, de leur saisie à la production des procès-verbaux définitifs, en utilisant les logiciels prévus à ces fins. Préparation des jurys
• Gestion et pré-contrôle des conventions de stages. Suivi administratif et organisation des soutenances
• Collecte, enregistrement et présentation d’informations pour le pilotage des formations, en lien avec les services de l’université
• Participation aux évènements ponctuels du master (conférences métier, Journée Bilan, remise de diplôme, …)
• Travail en groupe sur des projets visant à l’amélioration du service rendu

Les activités et les formations gérées sont amenées à évoluer en fonction des outils mis à disposition et en fonction de l’évolution de l’organisation du master et des impératifs de service.

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non  

Conditions particulières d'exercice  :

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la Faculté de Sciences et d’Ingénierie
• Réglementation applicable au domaine de la scolarité
• Connaissance des techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire :

• Maitriser les logiciels de gestion du domaine (eCandidat, Apogée, Moodle), les logiciels de bureautique (type word, excel) et de messagerie électronique
• Savoir s’adapter facilement aux outils numériques maison : DBUFR, Candyweb
• Prendre en compte les demandes de sa hiérarchie et y répondre de manière appropriée
• Proposer des solutions pour les problématiques qui relève de sa compétence
• Savoir travailler en autonomie : planifier son activité, hiérarchiser ses activités, parfois dans l’urgence
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Respecter et faire respecter la règlementation
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Rechercher l’information, la vérifier, la partager
• Travailler en équipe
• Être capable de communiquer en anglais (facultatif)

Savoir-être :

• Bon relationnel avec les usagers et usagères (étudiant-es), les enseignant-es, les collègues
• Disponibilité, réactivité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Aptitudes à se former à de nouveaux logiciels et à de nouvelles méthodes de travail
• Rigueur dans le maintien à jour et en cohérence des données et dans le suivi des tâches à réaliser
• Autonomie dans le travail : savoir situer son travail dans un planning général et s’assurer par soi-même de réaliser les tâches en temps et en heure, savoir anticiper, aller chercher l’aide si nécessaire
• Méthode dans l’organisation de son travail et la réalisation des tâches demandées
• Aptitude et goût pour le travail en équipe