Responsable du pôle de la scolarité

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l'École normale supérieure (ENS) est composé de trois pôles : le pôle des concours, le pôle de la scolarité et le pôle des thèses.
Le CoST organise administrativement 8 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère environ 2 400 étudiants et 800 doctorants.
MISSION PRINCIPALE
Sous la Responsabilité de la cheffe de service, le responsable du pôle de la scolarité assure l'accompagnement administratif des normaliens et des étudiants tout au long de leur parcours académique, de l'inscription jusqu'à la diplomation. Il pilote l'activité du pôle et assure l'encadrement des agents placés sous sa responsabilité hiérarchique. En lien avec les différents services de l'école, les équipes pédagogiques et direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC), il contribue à un suivi personnalisé et de qualité des normaliens et des étudiants.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Diriger et organiser le fonctionnement et les activités du pôle ;
• Encadrer une équipe de gestionnaires administratifs ;
• Assurer la gestion, le pilotage et la coordination des procédures liées à la scolarité et des systèmes d'information ;
• Piloter et assurer le bon déroulement des différentes campagnes d'admission pour l'ensemble des formations de l'ENS-PSL ;
• Assurer le suivi des parcours académiques : accompagner les normaliens et étudiants dans leurs démarches administratives, de l'inscription initiale jusqu'à la diplomation, en apportant une expertise sur les procédures et en garantissant leur conformité avec les règlements en vigueur ;
• S'assurer de la bonne gestion administrative du Diplôme de l'ENS et des masters PSL opérés par l'ENS-PSL en collaboration avec la DEVEC et les départements ;
• Superviser et assurer le suivi de la gestion des bourses d'étude de l'ENS-PSL ;
• Assurer une veille règlementaire dans le domaine de la scolarité et s'assurer de la mise en œuvre au sein de l'établissement ;
• Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
• Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes
• Représenter l'ENS auprès des partenaires internes et externes
• Organiser et gérer l'archivage et le suivi des dossiers des normaliens ;
• Organiser et gérer l'accueil du public ;
• Superviser la gestion des publics en situation d'handicap (aménagements de scolarité, réponses aux enquêtes...)

SPECIFICITES DU POSTE

• Travail sur 1 ou 2 week-ends dans l'année
• Accueil du public
• Accueil en anglais des étudiants étrangers



CHAMPS DES RELATIONS

Internes :
• Direction et direction adjointe de l'ENS
• Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)
• Départements de l'ENS
• Services administratifs de la DGS
• Pôle communication
• Direction des relations internationales
• Enseignants-chercheurs
• Élèves et étudiants

Externes :
• MESRE (Ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'espace)
• Rectorat
• Université PSL et établissements membres
• Ministère de l'Europe et des affaires étrangères
• Etablissements partenaires de l'ENS
• Prestataires externes

COMPÉTENCES ATTENDUES

Connaissances :
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et des cursus universitaires
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de communication
• Maîtrise de l'environnement bureautique
• Pratique de l'anglais

Compétences techniques :
• Manager et coordonner des équipes
• Piloter des projets
• Rédiger des documents administratifs
• Savoir informer et rendre compte
• Communiquer, faire preuve de pédagogie et gérer des conflits
• Conseiller et accompagner les changements
• Mettre en œuvre des procédures et des règles



Compétences comportementales :
• Grande capacité d'organisation, de leadership et d'un sens aigu du service.
• Réactivité et proactivité
• Sens de la responsabilité, de la prise d'initiatives
• Savoir rendre compte
• Sens du travail en équipe
• Sens relationnel

AUTRES INFORMATIONS



Poste à pourvoir le : dès que possible
Lieu de travail : 45 Rue d'Ulm 75005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100%
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Accompagnement des parcours via une école interne de formation
Poste ouvert : aux contractuels (CDD 3 ans) ou titulaires de la fonction publique



QUALITE DE VIE A L'ENS-PSL


L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.
En rejoignant l'ENS-PSL, selon le statut et les activités exercées, vous pourrez notamment bénéficier :
• Jusqu'à 49 jours de congés par an (jours de RTT inclus)
• D'un système d'organisation du travail incorporant le télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
• D'une large gamme de formations professionnelles continues grâce à une école interne dédiée
• D'espaces de restauration et de cafétéria, d'accès sans restriction aux bibliothèques de l'établissement, d'installations sportives, etc...
• Autres avantages (liste non exhaustive) : prise en charge de 75% du titre de transport, allocation mobilité durable, contribution partielle à une complémentaire santé individuelle