Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux Usagers F/H

Mission /Finalité :

Le service administratif a en charge le pilotage des activités administratives, ressources humaines  financières  et  relation aux usagers à l’échelle de la direction

Le.la responsable du pôle administration relations aux usagers contribue et contrôle  l’exécution des processus administratifs, de suivi de dossiers, d’accueil et de circulation de l’information.

Activités principales :

• En qualité du responsable de pôle administratif
• Contrôler, mettre en œuvre les  dispositifs d’accueils  physique et téléphonique
• Mettre à jour les documents, notes nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses apportées
• Veiller au  traitement des dossiers et  à l’application des procédures administratives et réglementaires (arrêtés, permissions voirie, avertissements, courriers/mémoires pour infractions…)
• Mettre en place et suivre l’alimentation des outils de suivi de l’activité du pôle administration (statistiques, suivi courriers, …)
• Organiser la gestion, le suivi des courriers entrants et sortants et veiller à la circulation des parapheurs 
• Mettre en place et veiller à l’actualisation des  courriers et formulaires types
• Suivre le traitement des demandes/réclamations/signalements sur l’application numérique métier, en étroite coordination avec les différents techniciens métier  
• Centraliser et traiter les besoins en fournitures administratives et consommables informatiques pour l’ensemble de la direction territoriale
• Assurer la diffusion de l’information au sein de la direction (affichage, diffusion de note générale)
• Collaborer et coordonner ses actions  avec les services du siège (secrétariat général, Directions ressources)
• Contribuer, participer aux projets portés par sa hiérarchie,
• Participer régulièrement à des formations métier afin d’actualiser et de développer ses connaissances.
• Participer aux réunions internes définies par sa direction

Activités liées à l’encadrement :

• Encadrer les 3 secrétaires
• Préparer et animer les réunions relevant de sa compétence en garantissant la participation de chacun ; Etablir et diffuser les comptes rendu de réunion,
• Répartir et planifier les activités en fonctions de contraintes du secteur
• Piloter, suivre et évaluer les activités
• Harmoniser les méthodes de travail et apporter aide technique et méthodologie
• Gérer le temps de travail et les congés des agents dans le cadre fixé, en lien avec la responsable administrative, et réguler les questions liées aux horaires/congés,
• Anticiper et accompagner les responsables d’équipe dans la  régulation des conflits
• Accompagner les responsables d’équipe dans la rédaction  des rapports sur les comportements non conformes
• Conduire les entretiens professionnels
• Evaluer les besoins en formation, consolider les besoins collectifs et individuels et préparer les arbitrages sur les priorités ; conseiller les agents sous sa responsabilité ; veiller à la bonne réalisation des formations, à la capitalisation et au transfert des apprentissages au sein du collectif.
• Faire remonter les besoins en personnel et participer aux recrutements.
• Organiser le contrôle périodique des conditions de sécurité  de l’activité et des agents : contrôle des matériels, habilitations, inaptitudes, restrictions médicales, port des EPI…
• Alerter et proposer des arbitrages : réorganisation d'activité, remplacement, aménagement de postes

Activités occasionnelles :

•  Contribuer à la continuité du service administratif en l’absence de collègues et/ou du.de la Responsable du service