Responsable du pôle administration de la recherche - F/H

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Direction de la recherche / Pôle administration de la recherche

Composition du service (effectifs) : 31 / 2

Fonction d’encadrement : Oui - Nombre d’agents à encadrer : 1

Rattachement hiérarchique : Directrice de la recherche

Contraintes horaires liées à l’organisation de certaines réunions ou manifestations qui peuvent se dérouler en-dehors des heures habituelles de travail.

Service central de l’Université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles : Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société, EUR M&CS.

Description du poste : missions et activités

Le pôle administration de la recherche a pour missions la préparation et la mise en application du volet recherche du contrat pluriannuel, l’administration et la mise en œuvre des décisions de la commission de la recherche, du conseil des directions d’unités de recherche et du comité d’éthique de la recherche, l’administration des structures et plateformes de recherche, la gestion administrative des projets de la commission recherche, l’élaboration et la répartition des budgets des laboratoires et des actions de la commission recherche, l’aide au pilotage de la recherche et la production d’indicateurs, l’aide à la diffusion de la culture scientifique et à la promotion de la recherche, la gestion des conventions d’accueil (chercheurs étrangers, collaborateurs bénévoles, rattachement laboratoire).

Gestion administrative de la commission de la recherche, de son bureau et du conseil de direction des unités de recherche

• Assister le vice-président de la Commission de la recherche dans l’exercice de sa mission
• Assurer la coordination entre le vice-président, la directrice de la recherche, les membres de la Commission de la recherche et les directions des unités de recherche
• Planifier les séances des conseils et commissions, préparer les ordres du jour, en assurer le bon fonctionnement sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations…), administratif et logistique (application des statuts, convocation des membres, production des documents de travail, invitation d’intervenants extérieurs, réservation des salles, vote électronique, rédaction des comptes rendus…)
• Préparer les dossiers des conseils pour le VP CR, la direction de la recherche et les élus institutionnels
• Gestion du calendrier institutionnel du volet recherche (élaboration, coordination et diffusion)
• Assurer la diffusion et le suivi des décisions des commissions et conseils auprès de la Direction des Ressources Humaines, des composantes, des unités de recherche et des enseignants-chercheurs
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l’ensemble du domaine de gestion
• Participer et/ou assurer l’instruction des dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs sur l’ensemble de la structure
• Organisation d’évènement recherche

Gestion des évaluations recherche et production d’indicateurs

• Gérer et suivre des dossiers thématiques de la commission recherche : projets d’établissement, professeurs invités, structures et plateformes fédératives de recherche, subventions colloques, aide à la publication, décharges recherche, éthique, intégrité scientifique, science ouverte, accompagnement recherche des neo MCF
• Préparer et suivre le contrat quinquennal (volet recherche)
• Informer et accompagner dans leurs démarches les directions des unités de recherche
• Référente du Répertoire National des Structures de Recherche (création et mise à jour des unités de recherche)
• Proposer des processus et concevoir des documents pour améliorer le fonctionnement du service
• Réaliser des tableaux de suivi, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
• Exploiter des bilans scientifiques (colloques, actes de publication, projets scientifiques, structures fédératives, plateformes fédératives, professeurs invités) et les valoriser
• Alimenter le logiciel Sirius pour les parties AAP et laboratoires

Management d’équipe

• Manager et animer l’équipe du pôle
• Assurer l’encadrement des personnels sous sa direction
• Répartir les missions entre les personnels ; mettre en place et suivre les procédures internes et les coordonner avec les autres services
• Mener les entretiens professionnels et définir les besoins en formation
• Représenter sa hiérarchie dans différentes réunions ou groupes de travail en interne et en externe

Qualité

• Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, le décret du 23 avril 2009 relatif aux doctorants contractuels, l’arrêté du 25 mai 2016 relatif à la réforme de la formation doctorale modifié par l’arrêté du 26 août 2022)
• Participer au bon fonctionnement du service
• Appliquer la politique de qualité
• Respecter les procédure qualité
• Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service
• Pilote du process « accompagner la recherche »

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint.

Logiciels spécifiques du domaine géré : Sifac, SIRIUS, plateforme des professeurs invités, Sphinx, SIHAM, i-parapheur

Poste à pourvoir au 1er décembre 2025.

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).

Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le lien dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Connaissances / Savoir

Connaissance de l’environnement professionnel (enseignement supérieur et recherche)

Fonctionnement et gestion d’un conseil central

Organisation d’une unité de recherche

Structures de l’établissement

Savoir faire

Planifier les activités et les échéances

Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

Réaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documents

Concevoir des tableaux de bord

Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires

Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative

Maîtrise des logiciels SIRIUS, Sphinx

Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)

Savoir être

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées