RESPONSABLE DU PÔLE ADMINISTRATIF H/F

A moins de 20km de Paris, la Ville offre de nombreuses facilités d’accès : 30 minutes de Paris avec le RER E (Haussman St Lazare) et 13 minutres avec la ligne P du Transilien (Gare de l’est), et la Francilienne qui permet de rejoindre rapidement les autoroutes A4 et A1.

Chelles, 2ème ville de Seine-et-Marne avec plus de 54 000 habitants

 Dotée d’un cadre environnemental composé de 40% d’espaces verts et naturels

Au cœur d’une agglomération de plus de 225 000 habitants.

Collectivité de près de 1000 agents.

Vous bénéficiez également de nombreux avantages et de dispositifs d’accompagnements dans le cadre de votre vie au travail

• Compte-Epargne Temps
• Chèques vacances/loisirs
• Participation Mutuelle labellisée selon l'avis d'imposition
• Participation Prévoyance à hauteur de 50%
• Forfait Mobilités durables
• ARTT
• Régime indemnitaire
• Télétravail possible en fonction du poste concerné
• 13ème mois
• CNAS
• Self municipal

Emploi à temps complet - Catégorie C+

Formation en secrétariat – Niveau BAC ou équivalent - Première expérience souhaitée

MISSIONS
Sous l’autorité Directeur de la Police Municipale, l’agent assure la responsabilité de l’ensemble du pôle administratif pour le secrétariat et la gestion administrative des dossiers. Pour ce faire, il s’appuie sur une équipe de 2 agents placés sous son autorité. Il est en interne le référent Elise et le référent de la Direction des finances. Il participe à la préparation et au suivi budgétaire.

1- Assistanat du Directeur pour, le secrétariat, le traitement du courrier, le classement des dossiers et le suivi budgétaire : Gérer l’Accueil téléphonique et physique

• Organiser des réunions, des rendez-vous, suivre de l’agenda du Directeur
• Collaborer au reporting sur les missions de la Direction
•  Être le correspondant de la direction auprès de la direction financière et de la commande publique
•  Aider au suivi budgétaire, établir des bons de commande et suivre les marchés publics du service
• Suivre l’ensemble du circuit des courriers entrant / sortant pour la Police Municipale
• Rédiger et mettre en forme l’ensemble des courriers en collaboration avec les 2 agents administratifs à partir des informations techniques fournies par chaque responsable de service
• Coordonner le suivi Elise avec les autres services administratifs de la ville et la Direction Générale des Services
• Mettre en forme et éditer les documents, rapports et supports de communication divers
• Organiser matériellement les réunions de service et élargies et rédiger les comptes rendus
• Organiser et gérer le classement des dossiers de la direction
• Planifier les entretiens d’évaluations et suivre les circuits des comptes rendus d’entretiens du pôle administratif
• Suivre les dossiers des agents PM
• Suivre les heures mensuelles des agents non titulaires
• Elaborer les arrêtés municipaux.

2- Encadrement d’une équipe administrative de deux agents : Superviser la gestion des objets trouvés, le suivi administratif de la transmission des PVE et contraventions, les statistiques annuelles et mensuelles et l’élaboration des tableaux d’analyses

• Gérer la fourrière.

PROFIL
Bonne connaissance des services municipaux

• Connaitre les écrits administratifs et des procédures administratives
• Connaître les bases du statut de la fonction publique territoriale
• Maîtriser l’outil informatique M
• aîtriser les techniques de prise de notes
• Maîtriser l’orthographe
• Avoir des capacités rédactionnelles
• Être Capable de prioriser et notamment de hiérarchiser selon leur degré d’importance les doléances en collaboration avec le DPM
• Avoir le sens du service public
• Faire Preuve de confidentialité et discrétion
•  Avoir une bonne élocution et bonne présentation
• Avoir des aptitudes et un goût pour le management, la capacité de négociation et de médiation 
• Être capable de fédérer et dynamiser une équipe
• Avoir des aptitudes au dialogue et à l’écoute, savoir doser souplesse et fermeté, maîtrise de soi
• Être Adaptable, polyvalent sur l’ensemble des missions du pôle administratif
• Être organiser, rigoureux administrativement et savoir s’auto contrôler
• Être autonome et savoir prendre des initiatives
• Aptitude au travail en équipe
• Savoir rendre compte.

RÉMUNÉRATION
Statutaire