Responsable du bureau des cartes d'accès et des réservations de salles (H/F)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET MISSIONS
Le service Logistique et Technique (SLT) est composé 54 agents répartis dans 5 pôles d'activité. (Maintenance/exploitation - service à l'usager - agencement et espaces verts- usages numériques- coordination Jourdan/Montrouge).
Sous l'autorité du Responsable du pôle Service à l'usager, vous assurez l'organisation et la coordination des activités de gestion administratives et logistiques du bureau « cartes et réservations de salles » ainsi que la continuité de service des trois loges d'accueil du campus Panthéon.
Dans le cadre de cette mission, vous encadrer et animer une équipe de quatre agents permanents et vous assurez l'encadrement fonctionnel de trois agents intérimaires.

• Encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d'accueil :
Organiser, encadrer et contrôler l'exécution des tâches
Assurer l'interface entre sa hiérarchie et les équipes
Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l'activité

• Organisation et gestion des campagnes de réservation des salles :
Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles
Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes
Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes
Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction

• Gestion du marché lié aux prestations d'accueil :
Assurer l'interface avec le titulaire du marché
Encadrer et piloter le planning des loges
Assurer le suivi des prestations
Planifier les réunions avec le titulaire du marché
Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d'assurer la continuité du service.

• Gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l'établissement
Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités
Participer à la mise à jour de procédures



Spécificités du poste
En contact quotidien avec les usagers et les prestataires
Usage de l'anglais dans un cadre professionnel
Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité

Expérience professionnelle : trois années d'expérience en gestion administrative souhaitable

Connaissances
• Connaissance des marchés publics (notions de base)
• Connaissances budgétaires (notions de base)
• Maîtrise de l'anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire)

Savoir-faire opérationnels
• Rendre compte, à l'écrit comme à l'oral, à sa hiérarchie
• Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer, faire preuve de pédagogie et s'adapter aux divers interlocuteurs
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
• S'adapter rapidement à l'utilisation de logiciels de gestion internes à l'établissement (MRBS)
• Encadrer et animer une équipe

Savoir-être
• Organisation, réactivité et esprit d'initiative
• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Disponibilité et faculté d'adaptation (contrainte de calendrier de gestion)
• Rigoureux et force de proposition


AUTRES INFORMATIONS
Poste de catégorie : B
Poste à pourvoir : dans les meilleurs délais
Lieu de travail : 45 rue d'Ulm, 75005 Paris

Conditions de travail :
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Accompagnement des parcours via une école interne de formation

Poste ouvert aux contractuels (CDD de 1 ans renouvelable – Rémunération selon grille et expérience)
MODALITES DE CANDIDATURE : Merci d'envoyer CV et lettre de motivation en cliquant sur le bouton : " POSTULER A CETTE OFFRE "