Responsable du Bureau de la Gestion des Contractuels sur Convention H/F

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 60 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions (stations marines).

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre.

Le Bureau de Gestion des Contractuels sur Convention est constitué de 5 gestionnaires RH Paie qui interviennent sur des missions de gestion administrative et de paie des personnels contractuels financés sur conventions de recherche. Actuellement rattaché à la Direction de la recherche et de l’innovation de Sorbonne-Université, un projet d’intégration de ce bureau au sein la Direction des ressources humaines de la faculté de sciences & ingénierie début 2025 est actuellement en cours.

Localisation : le poste est situé basé sur le campus Pierre et Marie Curie de Sorbonne Université – Faculté de sciences et Ingénierie, 4 place Jussieu 75005 Paris (12ème étage Tour Zamansky).

Libellé de Fonctions : Responsable du Bureau de la Gestion des Contractuels sur Convention

Catégorie : A

Corps : IGE                

BAP (le cas échéant) : J

Emploi-type (le cas échéant) : Chargé-e de la gestion des ressources humaines

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Mission :

Le/la responsable du bureau de la Gestion des Contractuels sur Convention coordonne et met en œuvre, en conformité avec les dispositifs législatifs et réglementaires, l'ensemble des processus de gestion administrative et de paie relatifs aux personnels recrutés sur conventions de recherche au sein des unités de recherche et/ou pour des projets de recherche àl a faculté de sciences et ingénierie de Sorbonne Université.

Le/la responsable du Bureau anime les liens fonctionnels avec les équipes de développement de l’activité contractuelle de la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) de la faculté de Sciences et Ingénierie mais aussi avec le Bureau de la Gestion Financière des contrats (BGF) pour garantir une bonne coordination, la cohérence et l’efficacité de l’action administrative.

Dans le contexte du projet d’intégration de ce Bureau au sein du pôle Administration des personnels de la DRH de la faculté des Sciences & Ingénierie, placé sous la responsabilité du directeur adjoint des ressources humaines, la mission du ou de la responsable de ce bureau chef de service consistera à accompagner auprès des équipes et de la communauté l’évolution organisationnelle prévue en terme de management et d’organisation des activités. Il ou elle contribuera à la lisibilité de l’offre de service de la DRH facultaire en veillant à la continuité de la qualité du service apportée, en particulier auprès des laboratoires de la faculté. Il ou elle est membre de l’équipe des cadres de la DRH et participe à ce titre aux réflexions, actions, et projets permettant d’améliorer la qualité et la lisibilité du service vis-à-vis des usagers au sein de la faculté et à l’échelle de l’établissement.

Activités principales :

• Encadrer, animer et organiser le travail d’une équipe de gestionnaires RH paie
• Mettre en œuvre et assurer les processus de gestion individuelle ou collective dans le périmètre du bureau
• Garantir l’information des agents sur leur situation administrative, leur parcours professionnel
• Accompagner le déploiement des nouveaux outils du SIRH, participer à l’expression des besoins
• Mettre en place et gérer des processus de contrôle et de validité des données de gestion administrative Suivre l'évolution de la réglementation et des procédures, garantir leur application
• Maintenir et consolider les liens avec les différentes directions métier impliquées dans la gestion des conventions de recherche, afin de garantir la sécurisation et la cohérence de l’action administrative
• Organiser le contrôle du processus de paie
• Participer à l’intégration de la paie dans le périmètre concerné
• Participer aux enquêtes et aux études statistiques
• Participer à la mise en œuvre de la politique de recrutement et sur conventions de recherche en lien avec la labélisation HRS4R
• Prendre en charge les dossiers complexes et/ou transversaux ponctuels
• Rédiger des notes de procédure et documents de synthèse.

Encadrement : OUI

Nb agents encadrés par catégorie : 5 B

Conduite de projet : OUI

Connaissances requises :

• Connaissance de l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en France
• Connaissance du statut de la fonction publique
• Connaissance générales de la des ressources humaines
• Connaissance des techniques de management
• Connaissance générale en matière de finances publiques et droit public Niveau B1 d’anglais Maîtrise des outils bureautiques et RH (SIRH, Winpaie+RH, MS Office, …)

Savoir-faire :

• Animer une équipe, organiser le travail
• Maîtrise des techniques de gestion de projets
• Capacité à gérer les priorités et les urgences et de s’adapter à un environnement réglementaire complexe et évolutif, en tenant compte des échéances fixées.
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à structurer et rédiger des documents, des courriers, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
• Capacité à concevoir des tableaux de bord et suivre des données d’activité

Savoir être :

• Faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle.
• Sens de l’organisation avec méthode, rigueur et réactivité
• Capacité d’analyse
• Autonomie
• Capacité d’écoute et de conseil
• Sens des relations humaines.