Responsable des affaires générales et institutionnelles F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Elle présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine» et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des universités.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

La faculté des Lettres de Sorbonne Université constitue le plus vaste ensemble en France consacré aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales. Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’INSPÉ) ; elle accueille près de 23 000 étudiants, compte 1250 enseignants chercheurs et 760 personnels BIATSS. Elle est dotée d’un budget propre défini dans le cadre d’un contrat d’objectifs et de moyens passé avec l’Université.

L’INSPÉ est depuis le 1er janvier 2018 une composante de la faculté des lettres, au sein de Sorbonne Université. Elle est chargée de la nouvelle formation professionnelle des enseignants.
Ses missions concernent la formation initiale des étudiants se destinant aux métiers de l’enseignement, la formation continuée des professeurs stagiaires, et la formation continue des personnels enseignants en poste.
Pour la formation initiale, elle agit en partenariat avec toutes les universités parisiennes impliquées dans la formation des maîtres. Pour la formation continuée et continue, elle intervient en collaboration avec le rectorat de l’académie de Paris.
Elle est implantée sur trois sites parisiens : Molitor, Batignolles et Boursault. Elle dispose d’un budget de 3,2M€, hors masse salariale.

Elle emploie 149 enseignants permanents (53 enseignants-chercheurs, 96 enseignants du premier et second degré), 12 formateurs associés, et 110 professeurs des écoles maîtres-formateurs participent à ses actions de formation initiale dans le 1° degré. 119 personnels composent les équipes administratives et techniques.

Localisation  :
INSPE de l’académie de Paris
10, rue Molitor 75016 Paris

Fonctions : Responsable des affaires générales et institutionnelles

CDD de 12 mois

Emploi-type : J2C46 - Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Mission :

Sous l'autorité hiérarchique de la secrétaire générale ou du secrétaire général de l'INSPÉ, et en lien fonctionnel avec les directions de la faculté impliquées dans le champ des missions du service (direction des affaires générales, service prévention et sécurité), et avec les autres services de l'INSPÉ, la responsable ou le responsable du service des affaires générales et institutionnelles met en œuvre les procédures institutionnelles. Elle ou il est le référent pour la gestion des archives dans le cadre du projet « archives » mis en œuvre au sein de la Direction des relations institutionnelles et de la coordination.

Outre les missions dévolues au service, elle ou il se voit confier par le secrétaire général le pilotage de projets transverses (à titre d'exemple la refonte des procédures et outils des emplois du temps et planning des enseignements).

Activités principales :

• Préparer les réunions des instances et groupes thématiques : calendrier, convocations, ordres du jour, relevés de délibérations et comptes rendus
• Coordonner des procédures relatives aux conventions : conformité juridique, exécution, mises à jour
• Tenir le registre des actes (arrêtés, décisions, conventions)
• Assurer un appui à l’activité des assistants de prévention de l’INSPÉ (relecture des documents uniques, aide à l’organisation des exercices d’évacuation, mise à jour de la page intranet)
• Mettre en œuvre les procédures électorales : rédaction des documents supports, confection des listes électorales, conception des calendriers, organisation des bureaux de vote
• Contribuer à définir et développer des outils de pilotage pour la direction

Conduite de projets :  Non
Encadrement :  Oui , 1B

Conditions particulières d'exercice :
Horaires à adapter lors des élections (permanences, tenue du bureau de vote, opérations électorales) et pour assurer les comptes-rendus de certaines réunions.

Connaissances transversales requises :

• Connaissance approfondie du domaine de l’Enseignement Supérieur (fonctionnement, réglementation, pratiques…)
• Connaissance de l’organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Bonne connaissance du Code de l’Education
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative

Savoir-faire :

• Maîtriser les techniques de management : savoir encadrer et animer l’activité d’une équipe
• Savoir déléguer et coordonner les activités et les responsabilités
• Fixer des objectifs clairs et réalisables
• Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques
• Maîtriser la réglementation et les règles de gestion
• Définir des obligations de résultat et en contrôler la réalisation
• Maîtriser les outils bureautiques et les applications métiers
• Savoir rédiger

Savoir-être :

• Transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
• Excellent relationnel
• Travail en équipe
• Logique et rigueur
• Adaptabilité

Une expérience professionnelle significative dans le domaine de l’enseignement supérieur est requise.
Une formation juridique est souhaitable.