Responsable de la coordination des conseils municipaux, des actes administratifs et du suivi budgétaire de l’Administration Générale et Affaires Réglementaires (H/F)

CHARENTON LE PONT : 29 445 habitants, aux portes de Paris et du bois de Vincennes, bénéficiant d’une situation privilégiée, de nombreux équipements sportifs et culturels dans un cadre de vie préservé. [ Site web: http://www.charentonlepont.fr ]

La Direction Générale recrute :

Nous avons le plaisir de vous informer que la Direction Générale recrute :

1 Responsable de la coordination des conseils municipaux, des actes administratifs et du suivi budgétaire de l’Administration Générale et Affaires Réglementaires (H/F)

Rédacteur (catégorie B de la filière administrative)

  Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible

L’agent sera placé sous l’autorité du responsable de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires

MISSIONS

• Assurer le bon déroulement des conseils municipaux
• Gérer les baux communaux
• Préparer et gérer le budget du service, en lien avec le Directeur.rice de l’Administration Générale
• Rédiger des actes (arrêtés, décisions, délibérations, conventions)
• Superviser l’enregistrement du courrier et la réservation des salles Toffoli et du Tribunal d’instance
• Remplacement en cas d'absence de la Directrice, pour assurer la continuité des activités, mais uniquement pour des missions basées sur la gestion quotidienne et la coordination, sans prise de décision stratégique.

Activités Principales :

• Conseil Municipal

• Coordination de l’organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations, veiller au respect des délais, recherche d’informations, transmission des dossiers aux élus…),
• Organiser la préparation des commissions municipales, conseils municipaux et autres instances municipales (CCSPL) et y participer ; rédige les comptes rendus afférents,
• Proposer un ordre du jour, relire, conseiller sur la rédaction des notes et délibérations, et assurer le contrôle de légalité interne,
• Veille à l’application des dispositions légales en matière de publicité, au rendu exécutoire et à la conservation des actes officiels de la commune (délibérations, arrêtés du Maire, arrêtés simples),
• Rédaction de la liste des décisions,
• Transmission au contrôle de légalité et diffusion des délibérations.

• Actes Administratifs :

• Rédaction des conventions, décisions, et arrêtés municipaux, 
• Contrôle de légalité des actes des autre services,
• Transmission des actes au contrôle de légalité.

• Baux communaux :

• Préparation et suivi du budget, en binôme,
• Préparation des avis d’échéances (mensuelles, trimestrielles ou annuelles),
• Calcul des révisions de loyers et régularisations de charges,
• Etablissement des états des lieux d’entrée et de sortie en lien avec le service Bâtiment,
• Tenue d’un état des différents biens et gestion des clefs des locaux vacants (fiche descriptive, tableau de suivi),
• Traitement des appels de loyers et de charges (imputation, ventilation, suivi du budget).

Les activités annexes :

• Supervision de la gestion des registres,
• Supervision de la gestion administrative et financières des occupations du domaine public (emprises chantier, échafaudages, terrasses…),
• Supervision des agents d’accueil et du point justice,
• Supervision de la gestion des licences débits de boissons,
• Rédaction de courriers et supervision de l’enregistrement du courrier.

COMPETENCES ET RESSOURCES REQUISES

• Parfaite connaissance de l’environnement territorial, de l’organisation et des activités des services, ainsi que des circuits de transmission,
• Maîtrise des procédures attachées au fonctionnement de l’organe exécutif et de l’organe délibérant d’une collectivité territoriale,
• Connaissance de l’organisation et des activités des services et des circuits de transmission,
• Maîtrise de l’analyse juridique,
• Maîtrise de la prise de notes, de la synthèse et de la rédaction administrative,
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,
• Techniques de communication et d’animation,
• Connaissance des règles budgétaires et comptables,
• Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition,
• Organiser un agenda ou un planning et tenir des échéances,
• Prendre des notes, rédiger et présenter des écrits,
• S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs,
• Travailler en équipe avec les autres agents du service de l’Administration Générale et avec les autres services,
• Intégrer les priorités du service dans la coordination des activités,
• Savoir rechercher l’information,
• Rendre compte à la hiérarchie.

PROFIL

• Diplôme ou niveau requis : Bac avec une bonne connaissance des missions relatives à l’organisation du Conseil Municipaux ou BAC +2 droit public, Administration Publique, ou Administration économique et sociale,
• Autonomie et organisation,
• Rigueur,
• Capacité d’analyse et de synthèse,
• Devoir de réserve et sens du service public,
• Réserve, politesse et courtoisie,
• Capacité d’écoute,
• Disponibilité et adaptabilité.

HORAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

• Horaires variables, à raison de 7h32 par jour (37h40 par semaine), 1h de pause déjeuner. Dépassements horaires au moment des conseils municipaux et des commissions,
• La rémunération : Statutaire + RIFSEEP,
• Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC),
• Accès à des activités sportives.
• Participation de l’employeur à la complémentaire santé,
• Remboursement des forfaits de transport (domicile-travail).