Responsable de l'Unité courrier et accueil (H/F)

Unique intercommunalité de la grande couronne de plus de 400 000 habitants, Grand Paris Seine & Oise se révèle être la Communauté urbaine la plus peuplée de France. Idéalement situé sur l’axe stratégique Paris-Rouen-Le Havre, son territoire s’étend de Poissy à Mantes-la-Jolie et constitue la porte d’entrée ouest de l’Ile-de-France. Forte de ce positionnement, la Communauté urbaine peut aujourd’hui compter sur une activité économique diversifiée : aéronautique, automobile, éco-industrie mais aussi facture instrumentale.

Créée depuis le 1er janvier 2016 de la fusion de 6 EPCI - 73 communes, GPS&O entend s'appuyer sur ses atouts et sur l'arrivée prochaine du RER E (Eole) pour renforcer son attractivité et innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme.

Avec plus de 1 000 agents, divers métiers sont ainsi représentés avec des compétences multiples permettant à l’établissement d’œuvrer dans 3 grands domaines que sont l’aménagement du territoire (mobilités, aménagement et urbanisme, politique de la ville, habitat, …), le développement et le cadre de vie (développement économique, tourisme, développement durable, culture et sports) ainsi que les services techniques du quotidien (eau et assainissement, déchets, voirie et espaces publics).

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 424 510 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Le service Courrier, archives et information aux usagers, rattaché au Secrétaire général, est composé de deux unités, l’Unité courrier et accueil ainsi que l’Unité archives. Ces unités sont pour chacune d’entre elles pilotées par un responsable d’unité.

L’unité courrier et accueil est composée d’un chef d’équipe qui encadre au quotidien 9 agents en charge du courrier et de l’accueil.

Le responsable de l’unité sera chargé de piloter l’activité de son équipe, développer une relation partenariale et transversale avec les différents interlocuteurs internes et externes ainsi que d’assurer une veille stratégique et opérationnelle.

INFOS PRATIQUES

Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux (Catégorie B)

Poste disponible immédiatement

Temps de travail hebdomadaire : 39h00 (25 CA et 23 ARTT)

AUTRES

Lieu(x) de travail : Aubergenville

Chèque-déjeuner : Oui

Adhésion au CNAS : Oui

Vos missions principales seront :

- Piloter ou participer aux projets de service courrier, archives et information usagers

- Concevoir et suivre des outils de pilotage de l’activité

- Produire une base documentaire permettant la connaissance des activités et interlocuteurs de la Communauté urbaine

- Participer à l’administration fonctionnelle des outils métiers de l’unité

- Accompagner au changement

- Garantir la gestion administrative et budgétaire de l’unité

- Définir les process de fonctionnement avec les directions métiers garantir leur mise à jour (circuit courrier, définir les différents niveaux de réponses entre les opérationnels et l’accueil…)

- Assurer le lien avec la mission coordination territoriale et qualité des services aux usagers

- Définir les besoins en affichage avec directions (brochures et affiches)

- Gérer le bon fonctionnement avec les interlocuteurs externes (La Poste,…)

- Assurer une vision transversale le suivi des courriers (sensible, CAB, retard) pour arbitrage quant à leur gestion

- Conseiller et alerter la hiérarchie

- Assurer une veille technique sur les outils métiers

SPECIFICITES DU POSTE : Déplacements sur les différents sites administratifs de la Communauté urbaine

- le permis B (indispensable)

- une expérience avérée dans le domaine de l’accueil du public, des affaires générales, des relations institutionnelles ou de l’organisation

- une expérience souhaitée dans le management d’équipe

- une connaissance du traitement informatique et une maîtrise des environnements informatiques MS Office 365 ainsi qu’une connaissance des logiciels Maarch et Publik serait appréciée

- une aptitude à la méthodologie de conduite de projets

- une bonne maîtrise de l’environnement des collectivités territoriales

- de bonnes capacités relationnelles, pédagogiques

- l e sens de l’organisation, de la rigueur

La Communauté urbaine vous propose :

 - une rémunération attractive sur étude individualisée

- différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées selon les missions exercées

- parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions

- carte restaurant avec contribution employeur de 60%

- possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur

- prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)

- environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences

- engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap

- qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT

- prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%

- forfait mobilité durable