Chef du service accueil affaires générales (H/F)

Située dans l’est des Yvelines, à 10 km de Versailles, la ville de Voisins-le-Bretonneux est une commune dynamique et résidentielle, résolument tournée vers les nouvelles technologies. Avec ses 11 118 habitants, elle constitue une des douze communes de la Communauté d’agglomération de Saint Quentin en Yvelines (230 021 habitants). La ville de Voisins-le-Bretonneux bénéficie d’un cadre privilégié et prône une politique ambitieuse d’aménagement et de services aux habitants. Elle s’attache à offrir des infrastructures modernes et de nombreux services de proximité à ses administrés, selon leurs besoins.

Voisins-le-Bretonneux est accessible en transports en commun (plusieurs lignes de bus relient la Ville à la gare de Saint-Quentin-en-Yvelines, Versailles et autres destinations) et en voiture (parking gratuit pour les agents de la Ville).

La Ville recherche pour son service Accueil - Affaires Générales - Régie :  

Un(e) chef du service (H/F)

Cadre d’emplois des rédacteurs ou attachés territoriaux

- Titulaire / Contractuel

- Poste à pourvoir au 15 septembre 2024

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous pilotez le service regroupant notamment les activités liées à l’accueil, à l'état-civil, aux élections, au funéraire et à la régie de recette.

Votre équipe se compose d’un adjoint et de 3 agents.

Le Guichet unique étant au cœur des services à la population, vous participez à faciliter les démarches et à favoriser la transversalité pour en améliorer le fonctionnement via des outils et procédures partagés.

La Ville accueillant un nouveau quartier de 509 logements,  vous serez au cœur d’une politique active d’accueil et de valorisation des services, tout en participant à l’adaptation de l’offre.

Missions principales :

• Piloter et organiser l’activité du service 
  • répartir les missions entre l’accueil et le back-office
  • s’assurer du bon fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique
  • superviser, au sein de l’équipe, la délivrance de documents (attestations d'accueil, certificats, recensement militaire, …)
  • suivre les différents types de dossiers liés au débit de boisson, à l'ouverture dominicale, à la vente en déballage, …
  • gérer le recensement de la population (constituer, former et organiser l'équipe des agents en charge du recensement)
• Piloter la Régie des recettes : 
  • superviser la facturation des prestations et leur recouvrement
  • gérer et piloter le logiciel de gestion afférent (paramétrage des tarifs, gestion de la facturation, des impayés, mise à jour des revenus de l’ensemble des familles via CDAP …)
  • participer activement à la mise à jour du Portail Famille en lien avec le service Enfance Education
• Assurer les fonctions d’officier d’état civil : 
  • élaboration et contrôle des actes (mariages, divorces, décès, …)
  • tenue des registres
• Gérer et valoriser les 3 cimetières :
  • assurer l’ouverture, le suivi et la gestion du nouveau cimetière
  • établir la nouvelle cartographie et le logiciel correspondant
  • contrôler les ventes de concession, leurs renouvellements ainsi que les reprises de concessions
• Piloter les élections politiques :
  • assurer un redécoupage électoral avec l'ouverture d’un 9ème bureau
  • contrôler les opérations de saisie des inscriptions  sur la liste électorale, modifications, procuration …
  • organiser les commissions de contrôle
  • préparer, organiser et contrôler les scrutins (gestion des bureaux de vote, recrutement des secrétaires, application des procédures liées au scrutin, établissement des procès verbaux…)
  • préparer et participer à la formation des agents des bureaux de vote
• Elaborer et suivre le budget du service 
• Réaliser une veille juridique, mettre en oeuvre les réformes et veiller au respect des normes et réglementation en vigueur
• Superviser la gestion des archives municipales en lien avec le référent archives et les différents services de la Ville 

Compétences et qualités requises :

• Expérience confirmée sur un poste similaire en fonction publique territoriale
• Bonnes connaissances en matière d’état-civil, élections et législation funéraire
• Aisance avec les chiffres et connaissance de la comptabilité publique
• Maîtrise de l’outil informatique, bureautique, tableur (tableaux de bord) et logiciel métier
• Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
• Gestion administrative et budgétaire
• Sens de l’organisation et de la méthode, aptitude à coordonner et planifier les activités
• Qualités relationnelles fortes, diplomatie, écoute, communication 
• Esprit d’équipe
• Esprit d'initiative et force de proposition

CONDITIONS DE TRAVAIL & POLITIQUE RH :

• Rémunération statutaire + IFSE mensuelle et annuelle (équivalente à un 13ème mois) + Complément Indemnitaire Annuel (CIA)
• Commune adhérente au CNAS : service de billetterie réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles, loisirs), participation aux frais de garde jeunes enfants, séjours vacances, coupon sport ancv, prêts avantageux, etc.. 
• Politique de formation
• 38h hebdomadaire (25 CA et 18 RTT) -  travail en nocturne le mercredi jusqu’à 20h