Responsable d'équipe back office (F/H)

31 communes composent aujourd’hui le territoire de Montpellier Méditerranée Métropole. Sa capitale régionale, Montpellier, compte 272 084 habitants. Sa croissance démographique est la plus élevée de France et 50% de sa population à moins de 34 ans. Chaque mois, elle accueille plus de 300 nouveaux arrivants.

La dynamique vaut tout autant pour Montpellier Méditerranée Métropole : 500 000 habitants y résident et c’est par la mise en commun d’un certain nombre de ses équipements, dans des domaines de compétence aussi divers que la culture, l’économie, l’environnement ou les transports, que la Métropole anime l’ensemble de ce territoire. Et rassemble ceux qui y vivent.

Aujourd'hui, forte de ses 29 000 entreprises, de ses 80 000 étudiants, de ses Pôles d'excellence dans les domaines de la santé, de l'eau, de l'agronomie ou des technologies de pointe, Montpellier Méditerranée Métropole conforte ses atouts en développant des accords de coopération avec la Chine, le Brésil ou les Etats-Unis, et reste, avec son climat privilégié, parmi les destinations préférées des Français !

Le Pôle Relations aux usagers, aux habitants et engagement citoyen rassemble 260 agents et différents services en lien direct avec les administrés. La satisfaction des montpelliérains constitue le fil rouge des missions du pôle engagé dans de nombreux chantiers d'amélioration de la relation aux usagers.

Rejoignez une équipe engagée, au sein du service de la Vie quotidienne.

Sous la responsabilité du responsable de service adjoint chargé de l’unité hôtel de ville et des ressources humaines, vous pilotez l’activité du back office de l’Hôtel de Ville et assurez un rôle de coordination et de soutien de l’ensemble de l’équipe. Vous contribuez à la performance du service public en garantissant la qualité des traitements administratifs, la fiabilité des procédures, ainsi qu’une organisation fluide et sécurisée.

Vos missions principales :

Management et coordination du back office :

• Encadrer et animer l’équipe back office : répartition des tâches, suivi de l’activité, évaluation annuelle.
• Veiller à la qualité et à la conformité de la production, dans le respect des délais du référentiel Qualivilles.
• Développer la polyvalence des agents et favoriser leur montée en compétences.
• Assurer une veille réglementaire pour les processus liés au back-office (CNI/passeport, attestation d’accueil, recensement citoyen, déclaration de syndicat professionnel…).
• Mettre à jour les outils documentaires : procédures, modèles, utilitaires.

Pilotage administratif et logistique :

• Suivre les indicateurs de fonctionnement et tableaux de bord.
• Rédiger les réponses complexes aux sollicitations des usagers.
• Superviser l’archivage annuel, la gestion des stocks et la commande de fournitures.
• Gérer les badges ANTS, sécuriser la conservation et la délivrance des documents officiels.
• Contribuer à l’élaboration du budget du service.

 Coordination de l’unité Hôtel de Ville (en appui ou en l’absence du responsable)

• Participer à la gestion des plannings et à l’affectation des agents aux postes de travail (back et front office).
• Ouvrir les créneaux de RDV selon la stratégie définie en interne et les flux d’accueil.
• Intervenir en appui à l’accueil pour réguler les situations conflictuelles.
• Garantir l’ouverture/fermeture du site dans le respect des horaires et des protocoles de sécurité.
• Organiser les livraisons et transferts de titres entre sites.

  Eléments spécifiques du poste :

• Travail en bureau
• Horaires spécifiques :  ouverture du site de l’Hôtel de Ville au public jusqu’à 19h le jeudi
• Disponibilité et réactivité en fonction du niveau d’activité
• Interventions ponctuelles en front-office : résolution de conflits avec les usagers, conseil et assistance aux agents
• Grande disponibilité vis-à-vis des agents du service
• Garant de la bonne application de la démarche qualité
• Port de charges supérieures à 5 kg
• Déplacements ponctuels sur les autres sites d’accueil, à domicile ou établissements médico-sociaux (EHPAD, hôpitaux) / Permis B obligatoire

Savoirs :

• Procédures de production de documents administratifs
• Démarche qualité (Qualivilles)
• Techniques d’accueil et de régulation
• Outils bureautiques et informatiques
• Organisation et fonctionnement de la collectivité

   Savoir-faire :

• Animer et manager une équipe
• Adapter et organiser les services d’accueil et les missions des agents dans un objectif de proximité
• Garantir la fiabilité des actes et des prestations délivrées au regard de la règlementation en vigueur
• Assurer une veille règlementaire et adapter les procédures du service en fonction des évolutions

Savoir-être : 

• Fortes qualités relationnelles,
• Sens de la hiérarchie,
• Autonomie, rigueur et organisation,
• Réactivité, capacités à la prise de décision
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité,
• Diplomatie,
• Force de proposition