Responsable Assemblées et Moyens Généraux (H/F)

La Communauté d’Agglomération du Grand Avignon est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité propre créée en 2001 qui compte aujourd’hui près de 650 agents et rassemble 16 communes sur 2 régions (Sud PACA et Occitanie) et 2 départements (Gard et Vaucluse).

Situé au cœur de la Provence, au carrefour des échanges nord/ sud et est/ouest, à proximité du Luberon, des Alpilles et du Ventoux, avec 200 000 habitants, 31 000 entreprises, 87 200 emplois et près de 1.2 million de touristes chaque année, le Grand Avignon est un territoire à taille humaine, qui bénéficie d’une notoriété internationale fondée sur son patrimoine classé et son festival.

Le dynamisme de ses filières économiques d’excellence (alimentation et ingrédients naturels, industries culturelles et créatives, activités aéronautiques…) positionne le Grand Avignon parmi les territoires les plus entreprenants, pour une croissance maîtrisée et durable.

Le Grand Avignon porte aujourd’hui les grands chantiers qui engagent l’avenir de l'agglomération, autour d’un projet de territoire destiné à favoriser le développement harmonieux de ses communes membres.

Son siège se situe à Agroparc au cœur d'un pôle de compétitivité, sur la Commune d’Avignon.

Le Président du Grand Avignon est Monsieur Olivier GALZI.

• Cadre d’emplois : Attaché (ou à défaut rédacteur principal 1ère et 2ème classe)
• Temps de travail : Temps complet
• Modalité de vacance de poste : Disponibilité
• Référence : 2026-36
• Modalité de vacance de poste : Disponibilité
•  Direction : DGA Ressources
• Service : Assemblées et Moyens Généraux
• Lieu : Siège du Grand Avignon— Avignon (Agroparc)

Comment s’y rendre ?

Agroparc bénéficie d’une desserte en transports en commun facilitée (20 mn du centre -ville en Bus) et d’aménagements piétons et cyclistes).

VOTRE RÔLE

Organiser et manager le service (7 agents) :

• Pilotage de l’activité du service : courrier, accueil physique et téléphonique, gestion du parc automobiles, organisation et suivi des assemblées délibérantes
• Gestion des plannings • Gestion administrative et financière du service
• Veiller au respect de la réglementation et assurer une veille juridique et réglementaire
• Mise en place et animation d’un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
• Optimisation de la qualité, des coûts et des délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
• Développement des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus

Organiser et gérer les assemblées délibérantes (bureaux, conseils communautaires et commissions spécialisées)

•  Rédaction des documents administratifs
•  Information et sensibilisation des différents services au processus de contrôle préalable des actes
•  Transmission des actes au contrôle de légalité
•  Constitution de l’ordre du jour et mise à jour du rapport comprenant les projets de délibération
•  Conception d’outils de planification et de procédures de contrôle
•  Répartition et planification des activités en fonction des échéances
• Impulsion des dispositifs de veille et de suivi des actes

Suivi du budget, gestion patrimoniale et logistique du service :

•  Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
•  Suivi des engagements financiers et du service fait
• Superviser l'entretien et la maintenance des biens
• Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
•  Fournir le matériel ( petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques,..)
•  Mettre en place des stratégies d’écoresponsabilités 
• Planifier la gestion des locaux ou matériels

Fort(e) d’une expérience d’au moins 3 ans en collectivité, vous serez en charge de l’organisation des assemblées et assurerez l’instruction et le suivi des actes soumis aux instances décisionnelles. Vous encadrerez également les agents du service courrier, l’agent d’accueil, l’assistante assemblées et le gestionnaire du parc automobiles.

Savoirs

•  Bonnes connaissances en droit public et particulièrement du code général des collectivités territoriales, circuits réglementaires, actes administratifs
•  Connaissance du fonctionnement des instances décisionnelles d’une collectivité, et plus particulièrement des EPCI
•  Très bonne maitrise du pack office (Word, Excel, Power Point…)
•  Connaissance de Maarch courrier
•  Connaissances des circuits réglementaires des actes administratifs
•  Capacités rédactionnelles (rédaction de comptes-rendus, …)

Savoir-être

•  Qualités relationnelles et appétence pour le travail en équipe (nombreux interlocuteurs)
•  Aptitude à prioriser et gérer son activité face à des imprévus
•  Discrétion professionnelle
•  Capacités d’écoute
•  Bonne communication

SPÉCIFICITÉS DU POSTE

• Grande disponibilité
•  Présence aux heures des conseils, commissions et bureaux (travail en soirée ponctuel)
•  Pics d’activités
•  Lien direct avec l’ensemble des services et des élus