Responsable administratif F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la composante :

L’UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Pluridisciplinaire, l'UFR couvre tous les champs de la biologie. Elle compte 250 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants.

L’UFR regroupe 3 départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie. 

Plusieurs centres de recherche et laboratoires sont associés à l’UFR 927 : Institut de Biologie Paris-Seine, Centre de Recherche des Cordeliers, Institut du Fer à Moulin, laboratoires de l’Institut de Biologie Physico-Chimique et de l’Institut Curie.

Présentation du service :

Le Centre de Formation Pratique en Biologie (CFPB) est une plateforme mutualisée de travaux pratiques originale et innovante, comptant 40 salles de TP et couvrant l’ensemble des spécialités technologiques en biologie, organisée en six plateaux techniques de préparation thématiques.

Au total, il compte une trentaine d’agents techniques et administratifs qui assurent la préparation et le fonctionnement de plus de 300 TP de niveaux Licence, Master, de formation continue, de formation professionnelle et de concours.

Localisation (Direction/service) :

Centre de Formation Pratique en Biologie, Bâtiment Atrium

Campus Pierre et Marie Curie – 4 place Jussieu, 75005 Paris

Responsable administratif du CFPB

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

• Fonctions : Responsable administratif-ve du CFPB
• Emploi-type : J2C46 – Chargé-e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel
• Catégorie : A
• Corps : Ingénieur-e d’étude
• BAP : J

Mission :

Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du directeur du CFPB, la-le responsable administratif-ve l’assiste et le conseille dans l’étude et la mise en œuvre de l’ensemble des dossiers du CFPB : organisation, développement, RH, aspects financiers, locaux, hygiène & sécurité…

Activités principales :

Management :

La-Le responsable administratif-ve du CFPB encadre et anime l’équipe des 6 chefs de plateaux. En cas de situations complexes, elle-il peut être amené-e à épauler les chefs de plateaux dans leurs fonctions managériales (trentaine d’agents). Elle-il assure également le management de la Cellule Appui.

Pour ce faire, il-elle :

• Planifie et coordonne l’activité pour atteindre les objectifs de la structure et assurer la continuité du service. A cet effet, elle-il accompagne à la mise en place et à l’utilisation de chaque membre de l’équipe aux outils de travail partagé (en particulier Intranet SharePoint).
• Encadre les chefs de plateaux et les agents de la Cellule Appui (entretiens professionnels, rédige rapport d’aptitude, gère les absences sur GABS…).
• Assure la formation des personnels nouvellement recrutés placés sous sa hiérarchie.
• Informe et accompagne les personnels dans leurs démarches d’évolution professionnelle.
• Gère les éventuels conflits au sein du service.

Gestion administrative et aide au pilotage :

• Assure le fonctionnement et la coordination des 6 plateaux techniques en collaboration avec les chefs de plateaux placés sous sa hiérarchie.
• Instruit les dossiers complexes en collaboration avec sa direction, en conformité avec la réglementation.
• Met en œuvre et centralise le suivi des campagnes relatives aux personnels de la structure en relation avec la Direction de l’UFR Sciences de la vie (révision des effectifs, mobilité interne, campagne de promotions et entretiens professionnels…).
• Met en place et assure le suivi des indicateurs permettant d’évaluer l’activité du CFPB et d’aider à la décision.
• Pilote la mise en place d’une démarche qualité du CFPB : formalisation des processus et capitalisation des bonnes pratiques de gestion.
• Pilote les projets transversaux du CFPB.
• Assure une veille sur la réglementation et les procédures et s’assure de leur bonne application et mise à jour.
• Organise les réunions de direction ainsi que les réunions avec les chefs de plateaux, et assure un reporting auprès de la direction du CFPB sur les problématiques abordées.
• Coordonne le processus de commandes et veille au respect du budget et de la réglementation budgétaire au sein du CFPB en collaboration avec le service de gestion financière de la Direction de l’UFR.

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui (6 A ; 2 B ; 1 C)

Conditions particulières d'exercice :

• Horaires de travail habituels du lundi au vendredi avec présence exceptionnelle le samedi pour les besoins du service.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des EPSCP
• Connaissance de la réglementation en matière Gestion Budgétaire et Comptable Publique
• Techniques de management
• Gestion des groupes et des conflits
• Droit public
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

• Capacité à représenter son-sa responsable
• Capacité à recruter, à déléguer, animer des collectifs de travail, de façon hiérarchique ou fonctionnelle et accompagner l’évolution professionnelle des agents
• Capacité à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des, échéances et dans le souci de garantir la continuité du service
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Bonne capacité à rendre compte et à expliquer ses décisions
• Capacité à conduire et accompagner un projet
• Capacité à conduire un entretien, une réunion
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse et des outils d’analyse…
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Capacité à s’assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
• Capacité à conduire le dialogue social
• Capacité à instruire des dossiers complexes

Savoir-être :

• Capacités relationnelles et de diplomatie
• Disponibilité et réactivité
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité et réserve