Responsable administratif du Master de Mathématiques F/H

Libellé de Fonctions : Responsable Administratif-ve du Master de Mathématiques

Catégorie : A

Corps : Assistant Ingénieur

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Missions : La ou le responsable administratif coordonne, sous l’autorité du directeur du département, les moyens humains et matériels nécessaires à la gestion pédagogique et administrative du département de Master de Mathématiques. Il ou elle participe à la mise en œuvre des actions stratégiques du projet de l'UFR de Mathématiques en matière de formation. Il ou elle est l’interface opérationnelle entre le directeur du département, les enseignants responsables de parcours, l’équipe administrative et pédagogique et les différents services de l’établissement. Il ou elle assure le pilotage et la responsabilité administrative du département  (RH, partenariats, communication interne et externe, hygiène et sécurité ...).

Activités principales :

La coordination des Ressources Humaines

• Coordonner et encadrement de 9 gestionnaires pédagogiques
• Organiser le service et l’activité, animer l’équipe
• Déterminer les besoins de formation et accompagner les projets d’évolution de carrière
• Mettre en place les dossiers de promotion et d’entretiens professionnels pour les différentes campagnes
• Mise en place de RDV avec les gestionnaires pédagogiques pour faire le point sur leurs missions et sur leur organisation au sein de chaque parcours de Master
• Mise en place, suivi et coordination du télétravail pour certains personnels BIATSS du Master
• Mise en place et suivi des CDD
• Gérer les congés, autorisations d’absences et horaires
• Réunions RAD, Réunions avec le Directeur de l’UFR et du Master, Réunions avec le PONE, Réunions avec le responsable administratif de l’UFR, Conseil de Master et de laboratoire
• Organiser des élections pour le Conseil de Master
• Coordonner et participer à l’accompagnement des agents dans le cadre des changements de structure, d’organisation ou de procédures

Le Suivi et la coordination des étudiants de Master

• Relation avec les étudiants du Master, réponses à leurs demandes, suivi des étudiants, réponses aux Emails pour les demandes d’informations
• Organiser l’appui administratif et logistique aux équipes pédagogiques et aux enseignants
• Participer aux jurys des sessions pour les résultats d’examens semestriels et annuel
• Mettre en place des formations avec le PONE pour les gestionnaires du Master
• Transmettre les informations
• Rédiger des comptes-rendus des Conseils de Master
• Mettre en oeuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de SU
• Instruire ou superviser l’instruction de dossiers complexes ou contentieux
• Vérifier les documents avant mise en signature du directeur
• Assurer l'interface avec les services de FSI et SU pour des activités liées à la formation
• Prendre en charge de l’organisation, la coordination et le suivi de la cérémonie de remise des diplômes pour les M2 Mathématiques : 8 parcours.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Règlementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Technique de Management
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales

Savoir-faire :

• Capacité à assurer l’encadrement et à animer une équipe
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les taches et organiser son activité et celle su service en tenant compte des contraintes et échéances
• Capacité à conduire et accompagner un projet
• Capacité à appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision
• Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à interagir avec différents interlocuteurs
• Capacité à assurer la bonne circulation de l’information au sein du service

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Dynamisme et esprit d’équipe
• Disponibilité et réactivité
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Sens de la Confidentialité