Responsable administratif de département de formation F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé 

Le département du Master est rattaché à la Direction des formations de la Faculté de Santé de Sorbonne Université.

L’agent-e évolue au sein du service de la scolarité de la mention Santé et de la mention santé publique qui accueillent environ 350 étudiants par an. Le service de la scolarité se compose d’une responsable administrative, de 2 gestionnaires administratives et pédagogiques.

Localisation : Département du Master des formations en santé, Faculté de Santé Sorbonne Université – Site St Antoine, 27 rue Chaligny, 75012 Paris

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance générale des techniques et des procédures de gestion administrative et connaissance approfondie de la gestion pédagogique
• Connaissance des techniques du management
• Connaissance des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance des logiciels de gestion administrative Apogée et de gestion financière SIFAC
• Connaissance de la plateforme Moodle

Savoir-faire :

• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
• Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
• Restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse
• Coordonner, animer et encadrer une équipe
• Organiser et planifier ses activités de façon autonome
• Gérer les priorités et anticiper
• Rechercher l'information, la vérifier, l'exploiter et assurer une veille

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

Savoir être :

• Bonnes capacités d’adaptation
• Polyvalence et réactivité
• Autonomie et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Bon relationnel, écoute et capacité à travailler en équipe
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Disponibilité, discrétion et confidentialité