Responsable administratif d’UFR H/F

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres : http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

L’UFR de Musique et musicologie est dirigée par un Directeur et deux directeurs.trices adjoint.e.s.

Présentation du service :

L’UFR de Musique et musicologie dispense des enseignements dans le domaine de la musique et musicologie et met en œuvre la politique stratégique de Sorbonne Université en matière de formation et de recherche. Elle applique les prescriptions dans les domaines administratifs, financiers, logistiques et en termes d’hygiène et de sécurité. En lien avec les services centraux, elle veille principalement au suivi de la scolarité pédagogique des étudiantes et étudiants.

L’administration de l’UFR est assurée pour une équipe de 6 personnes dirigée par un ou une responsable administrative : gestionnaires de scolarité L1 L2, L3, doubles licences et parcours spécifiques Pôle supérieur Paris-Boulogne-Billancourt, CNSM de Paris, Master et Licence-EAD, ainsi qu’une ingénieure audiovisuel.

Localisation : UFR de Musique et Musicologie - Site Clignancourt - 2, Rue Francis de Croisset, 75018 Paris

Libellé de Fonctions : Responsable administratif ou administrative d’UFR 

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Missions :

Sous la responsabilité du directeur ou de la directrice de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, la-le responsable administratif.ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des enseignements tant au niveau Licence et Master de l’UFR  que pour la préparation aux concours du second degré. À l’intersection entre les enseignants, les étudiants, l’équipe administrative, les services centraux de la faculté et les partenaires institutionnels de l’UFR (PSPBB, CNSMDP, Radio France, etc.), il/elle veille à ce que les relations de travail soient efficaces et harmonieuses.

Activités principales :

Encadrement et animation d’équipe

• Assurer la bonne répartition des tâches au sein de l’équipe administrative placée sous sa responsabilité (actuellement 5 agents + une ingénieure)
• Assurer la coordination et le bon fonctionnement de l’équipe
• Gérer la carrière des agents de l’équipe administrative (entretiens professionnels, tableaux d’avancement et listes d’aptitudes)

Gestion administrative et comptabilité avec l’aide de l’équipe administrative

• Assurer le suivi du budget et préparer les dialogues de gestion
• Procéder aux commandes et enregistrer les dépenses liées aux achats de matériel bureautique, de biens mobiliers et d’ouvrages, assurer la la validation des missions.
• Assurer le paiement des vacations administratives, des emplois-étudiants et des heures complémentaires
• Assurer le suivi des réunions du conseil d’UFR et tenir un registre de leurs comptes rendus.
• Assurer le suivi des conventions auxquelles est associée l’UFR.

Gestion pédagogique

• Organiser les inscriptions pédagogiques et leur suivi sur Apogée et sur IP WEB
• Organiser les examens des différentes sessions et de toutes les opérations qui y sont attachées
• Mettre à jour les brochures des enseignements
• Participer à l’élaboration des emplois du temps des enseignements et du planning d’occupation des salles

Accueil et communication

• Accueillir les étudiants et les enseignants
• Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants
• Assurer l’interface entre les enseignants et les services administratifs centraux
• Réceptionner les informations pertinentes et les diffuser sur le site internet et par voie d'affichage
• Participer aux journées Portes Ouvertes

Connaissances transversales requises :

• Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés : une bonne maîtrise d’apogée est absolument indispensable.
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France,
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université,
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle,

Savoir-faire requis :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
• Savoir rendre compte,
• Maitriser les logiciels bureautiques,
• Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes,
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences.

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie,
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer,
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,
• Autonomie, méthode et rigueur,
• Sens de l’organisation et de la coordination,
• Aptitude à travailler en équipe,
• Disponibilité, discrétion et confidentialité,
• Sens du contact et des relations humaines,
• Polyvalence et capacité d’adaptation.