Référent.e fonctionnel.le SIFAC - F/H

Identification du poste

Intitulé du poste : Référent·e fonctionnel·le SIFAC – F/H

Catégorie : A

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »

Correspondance statutaire : Assistant ingénieur (ASI)

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Direction des affaires financières (DAF)/Service du budget et du contrôle interne

Composition du service (effectifs) : 4

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du service du budget et du contrôle interne

Missions principales et description du poste

Missions principales

Encadré·e par la responsable du service chargé du contrôle interne, sous l’autorité du directeur des affaires financières et en collaboration avec l’agence comptable et les composantes, le·la référent.e fonctionnel·le SIFAC est l’expert·e de l’établissement sur ce progiciel. À ce titre, il·elle est le correspondant des utilisateurs du logiciel.

Il·elle est chargé·e d’assurer l’administration fonctionnelle de SIFAC et des applications connexes, d’animer le réseau des gestionnaires financiers et contribuer au contrôle de gestion et suivi financier.

Détail des missions

Missions

Activités

Assistance

- Assurer l’accompagnement fonctionnel des différents utilisateurs intervenant dans SIFAC :

- paramétrage technique et budgétaire (notamment les éOTP)

- habilitations (ouverture des droits, utilisation et clôture)

- hotline : Être en appui de tous les utilisateurs et répondre aux dysfonctionnements : résoudre les problèmes, proposer des solutions, remonter les incidents et optimiser les performances

- Assurer les maintenances évolutives de SIFAC

- Recenser et intervenir sur les points de blocage rencontrés au niveau des modules SIFAC et si besoin assurer l’interface fonctionnelle SIFAC avec l’AMUE (demandes d’assistance...)

- Exploiter et optimiser les nouvelles fonctionnalités des outils, analyser l’impact des évolutions métier sur le SI

- Assurer la mise à jour de la documentation fonctionnelle et sa diffusion au sein de l’établissement

- Produire des statistiques

- Proposer une FAQ

- Se déplacer sur les sites en cas de besoin

- Assurer des formations personnalisées sur l’ensemble des modules SIFAC

Clôture et ouverture budgétaire

Participer aux opérations de bascule fonctionnelle des données budgétaires et comptables dans le cadre des opérations de fin d’exercice (réclame une disponibilité particulière en décembre et janvier de chaque année)

Communication SIFAC

- Animer le réseau des utilisateurs SIFAC

- Créer et mettre à jour les modes opératoires en direction des utilisateurs SIFAC

- Participer aux actions de formation et d’information ayant trait à l’administration et à l’utilisation fonctionnelles du progiciel SIFAC

- Correspondant fonctionnel AMUE

- Participer aux séminaires et aux formations proposées par l’AMUE

Reporting à partir de l’exploitation de SIFAC

- Participer à l’élaboration de tableaux de bord financiers en sécurisant la fiabilité des requêtes SIFAC

- Proposer de nouvelles requêtes en fonction des besoins des utilisateurs recensées dans le cadre d’entretiens de terrain

- Formaliser la production automatisées et périodique de tableau de bord exploitants les données SIFAC et les mettre en corrélation avec le système d’information décisionnel (SID)

- Diffuser requêtes et tableaux de bords sur la base de support pédagogiques d’utilisation

Relations avec les services

ü  en interne : services financiers des différentes composantes, agence comptable

ü  en externe : AMUE

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : SIFAC

Et les logiciels courants : Excel, BusinessObjects, Word, PowerPoint, courriel, webconférence

NB : cette fonction est accompagnée d’un fort accompagnement par des formations externes, dispensées par l’AMUE, éditrice du logiciel SIFAC.

Liaisons

Liens avec d’autres postes ou services

Nature du lien

Direction financière et agence comptable

Tous les utilisateurs de l’application SIFAC (+ 200 personnes)

Soutien technique

Assistance, conseil, formation

Modalités de recrutement

Poste à pourvoir le plus rapidement possible.

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).

Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien dans les meilleurs délais.

Les candidat·es retenu·es seront auditionné·es par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Compétences

Connaissances / Savoir

• Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche
• Connaissance approfondie de la réglementation administrative et financière relative aux EPSCP et si possible savoir utiliser les SI qui s’y rattachent
• Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure

Savoir faire

• Capacités d’organisation et de planification (conception d’outils, élaboration de procédures)
• Recherche d’informations, analyse, interprétation et synthèse des textes et des situations
• Maîtriser l’outil de gestion Sifac, SifacWeb, SifacDémat
• Maîtriser Excel et éventuellement BusinessObjects

Savoir être

• Rigueur, fiabilité, réactivité
• Sens relationnel, écoute, disponibilité
• Capacité d’acquisition de connaissances, et dispositions pour les retransmettre