Opérateur logistique, accueil, courrier F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Faculté des Lettres :

La Faculté des Lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et I'INSPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants et étudiantes, compte 1 218 enseignants chercheurs et enseignantes chercheuses et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de la Direction :

La Direction des bâtiments et de la logistique est composée de deux services, l'un spécialisé dans la conduite d'opérations immobilières et l'autre dans la maintenance et l'entretien des installations.

Présentation du service

Le service logistique est intégré à la Direction du bâtiment et de la logistique. Il est chargé de la logistique et de la maintenance de 4 bâtiments (Champollion, 11 et 15 rue Cujas, Sorbonne). Le service est composé de 20 agents et agentes, répartis-en 4 équipes : Manutentionnaires, Opérateurs logistiques, Planning et Club de restauration des enseignants).

La réalisation de ces missions implique des relations étroites avec les autres sites de l'université et plus particulièrement ceux implantés dans le quartier latin.

Localisation :

Site Sorbonne/Champollion

Fonctions : Opérateur/opératrice logistique, accueil, courrier
Catégorie : C
Corps : Adjoint technique de recherche et de formation
BAP : G
Emploi-type : G5B45

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).

Missions :

Les opérateurs et opératrices logistiques sont chargés de l'accueil des usagers, de la gestion des salles d'enseignements, du traitement du courrier départ et arrivée, de la distribution des parapheurs et du suivi logistique des évènements. Le centre administratif de la Sorbonne est ouvert de 7h30 à 21h du lundi au vendredi et de 7h30 à 18h30 le samedi. Le bâtiment Champollion est ouvert de 7h30 à 20h30 du lundi au vendredi et de 8h à 18h30 le samedi, selon l'activité. 

Activités principales :

1- ACCUEIL et INFORMATION

• Accueillir et orienter les visiteurs, étudiants et étudiantes ou usagers
• Fournir des informations générales ou diriger vers les services compétents
• Interaction avec les UFR

2- GESTION LOGISTIQUE

• Préparer les salles et installer les équipements nécessaires.
• Petites manutentions en liens avec les installations des salles
• Gestion des demandes audiovisuelles sur les tâches simples (en lien avec le service audiovisuel)
• Superviser la disponibilité et la maintenance des équipements audiovisuels
• Consultation du logiciel ADE (logiciel de planning) : pouvoir consulter le planning au quotidien et pouvoir interagir avec les étudiant.e.s et enseignant.e.s, en cas de besoin
• Saisie de bons d’intervention sur le logiciel GLPI : pouvoir faire un ticket d’intervention auprès du service demandé suivant le problème rencontré (informatique, manutention etc.)

3- SUPPORT ADMINISTRATIF ET ORGANISATIONNEL

• Réaliser des tâches simples de secrétariat : distribution de courriers, documents ou fournitures
• Assurer le transport interne de documents ou de matériel au sein de l’établissement

4- SURVEILLANCE et SECURITE

• Veiller au respect des règles d’accès dans l’établissement (vérification des badges, gestion des clés)
• Signaler tout incident ou problème aux services concernés
• Particularités à Champollion :

1. Accueillir les entreprises de travaux (remises de clés, signature des permis feux, ouverture des locaux), en lien avec la direction du patrimoine
2.  Manipuler les installations de sécurité (contrôle quotidien du SSI, clapets et portes coupe-feu...) – Si agent en possession de l’habilitation SSIAP
3. Tenir le carnet de bord sécurité du bâtiment et en assurer le suivi

5- ENTRETIEN COURANT

• Vérifier la propreté des espaces communs avant ou après les évènements
• Remédier aux petits problèmes matériels ou techniques en lien avec les services compétents

6- POLYVALENCE

• Répondre aux demandes ponctuelles des équipes administratives ou techniques
• Adapter son travail en fonction des besoins spécifiques liés à l’activité de l’établissement

7- GESTION DES LOCAUX

• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux
• Participer à l’entretien général (vérification des installations électriques, signalement de dysfonctionnement)
• 1er interlocuteur si problème d’entretien

8- ASSISTANCE AU PERSONNEL

• Aider les enseignant.es, conférencier.ères ou responsables administratif.ves dans leurs besoins spécifique

La réalisation de ces missions implique des relations étroites avec les autres sites de l'université et plus particulièrement ceux implantés dans le quartier latin. Selon nécessités de service, des missions ponctuelles en appui sur les autres sites pourront être exigées à l’agent.

Encadrement : NON

Conditions particulières d’exercice :

Contraintes horaires :

• du lundi au vendredi : 7h30 à 15h ou de 14h à 21h
• le samedi : 7h45 à 18h30, 1 samedi par mois (suivant nécessité de service)

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Connaissance de l'activité gestion de salles d'enseignement et de l'activité accueil
• Connaissances de l'utilisation du matériel audiovisuel
• Méthodologie de la logistique (notion de base)
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
• Matériels d'alarme et de surveillance (notion de base)
• Contraintes liées aux immeubles (notion de base)
• Environnement et réseaux professionnels (notion de base)
• Langue française (connaissance générale)

Savoir-faire :

• Accueillir et prendre des messages
• Appliquer les consignes données, procédures et règles
• Savoir s'informer et transmettre les informations
• Savoir réaliser la maintenance de 1er niveau pour le matériel audiovisuel
• Utiliser les outils informatiques : Word et Outlook (mails)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : ADE et GLPI
• Travailler en équipe
• Savoir planifier son travail et respecter des délais
• Gérer les situations d’urgence

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du service public
• Sens d’initiative
• Ponctualité
• Diplomatie
• Courtoisie
• Capacité d'écoute et de dialogue
• Maîtrise de soi lors des opérations importantes
• Bonne maîtrise de l'expression orale
• Bonne condition physique (être apte à distribuer des parapheurs, ouvrir plusieurs salles d'enseignement)
• Être polyvalent.e
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation