Gestionnaire pédagogique et administratif Licence (H/F)

L'Ecole nationale supérieure d'architecture de Paris La Villette (ENSAPLV) est la plus importante des 20 ENSA par sa taille : 2 284 étudiants, 350 enseignants et 75 ATS. Elle assume l'ensemble des missions dévolues aux écoles d'architecture, de la formation initiale à l'échange des savoirs et pratiques au sein de la communauté scientifique et culturelle internationale. C'est un établissement public à caractère administratif sous la tutelle du Ministère de la Culture, Direction générale des patrimoines et la co-tutelle du Ministère de l’enseignement supérieur de la recherche et de l’innovation.

L’Ecole nationale supérieure d’architecture de Paris La Villette est composée de 12 services (administratifs et techniques) composés de 75 agents et 350 enseignants. L’école accueille 2 284 étudiants. Elle a également en gestion un budget de 10 M€.

Composé d’une équipe de 14 agent.es dont le responsable de service, le service de l’organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante a la charge de la gestion administrative et pédagogique de l’ensemble des cycles de formation. Il est organisé en trois pôles : un pôle Formation Initiale comprenant le cycle Licence et le cycle Master, un pôle Formation post-masters/continues et professionnelles et un pôle Vie étudiante.

Il s’agit d’un service stratégique qui constitue le point de rencontre des différents acteurs de l’établissement : les étudiants, en qualité d’usagers du service public d’enseignement, les enseignants et les autres services de l’établissement.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement. Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

Le cycle Licence gère environ 880 étudiants et donne lieu à l’attribution de 180 ECTS. Il comprend 24 UE réparties sur 6 semestres.

Au sein du Pôle formation initiale, le gestionnaire pédagogique et administratif Licence assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants de la première année du cycle Licence.   

Ses missions s’organisent autour de 3 volets principaux :

1. La gestion des campagnes d’inscriptions administratives des étudiants de 1ère année du cycle Licence et des autres étudiants
Gestion des préinscriptions : suivi et traitement des admissions Parcoursup (gestion des candidatures, de la procédure de sélection jusqu’à l’inscription et de l’organisation des jurys d’entretiens)
Organisation des inscriptions administratives des étudiants en 1ère année de Licence (153 étudiants) et participation à la réinscription de tous les étudiants de l’école (environ 2 000 étudiants)

2. Le suivi pédagogique et administratif des étudiants de 1ère année du cycle Licence
Accueil physique et téléphonique des étudiants des trois années du premier cycle Licence
Information et aide du personnel enseignant (pour la saisie des notes, l’organisation des groupes, etc.)
Suivi pédagogique des étudiants de 1ère année de Licence (établissement et envoi d’attestations d’inscription pédagogique, de relevés de notes,…), planification et organisation des inscriptions dans les unités d’enseignement (sur Taïga) ; gestion des visites médicales des étudiants
Organisation et suivi de la commission de fin de droits et des jurys de fin d’année
Gestion administrative des abandons, des demandes de césure et des revenants
Participation à l’organisation des voyages de première année de licence et des déplacements professionnels en lien avec la chargée des voyages

3. Les missions de représentation et d’appui au fonctionnement du service
Participation à la gestion des enseignements et des heures de cours sur le logiciel Taïga
Elaboration de bilans et tableaux de bord (bilan de la rentrée, bilan de Parcoursup, suivi des effectifs étudiants)
Participation aux journées portes ouvertes de l’école et représentation de l’école au sein de salons étudiants
Diffusion de l’information (courrier, affichage, mailing…) au sein du service et gestion du courrier administratif

Conditions particulières d’exercice - spécificités du poste/contraintes/sujétions (1300 caractères) : La fermeture de l’école de 2 semaines durant les vacances de Noël, 2 semaines durant les vacances de Pâques et 4 semaines en août donnent lieu à la prise de congés obligatoires. 4 grandes périodes ponctuent la gestion pédagogique et administrative : Période des inscriptions pédagogiques et administratives (mi-juillet à mi-sept.) ; Journées Portes Ouvertes (Février) ; Oraux Parcours Sup (mai) ; Période des Projets de fin d’études (1ère semaine de juillet).

Télétravail : Oui

Encadrement d’équipe : Non

Le candidat est titulaire d’un diplôme de niveau Bac (niveau 4), idéalement de niveau Bac +2 et se prévaut d’une expérience similaire d’au moins 3 ans. La connaissance du logiciel Taïga est un plus.

Compétences techniques :

• Appliquer les procédures, les règles et les dispositions réglementaires - maîtrise
  - Connaissance de la gestion administrative - maîtrise
  - Maîtriser les techniques de rédaction administrative - maîtrise
  - utiliser les outils informatiques de scolarité - maîtrise

Savoir-faire :

• Savoir gérer les aléas – maîtrise
• Evaluer et hiérarchiser les besoins – maîtrise
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer – maîtrise
• Outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et outils collaboratifs (WebEx, etc.) – maîtrise

Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe
- Capacité d'adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel

Niveau d’études/diplômes requis : Niveau 4 : Baccalauréat