Gestionnaire des commandes (F/H)

L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.
Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.
Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale.

L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris.

Présentation générale du service des affaires juridiques et des achats :

Placé sous la responsabilité du Secrétariat Général, le service des affaires budgétaires et financières (SABF) a pour rôle de proposer à la directrice de l’École la stratégie financière de l'établissement, de préparer le budget et d’en suivre l’exécution. Il anime le dialogue de gestion avec les centres de responsabilité budgétaire.
Il est garant du respect de la réglementation budgétaire et comptable et assure le contrôle de gestion.
Il est également garant des règles de comptabilité analytique dans un objectif de calcul des coûts complets des activités de l’établissement et de tarification des « produits ».
Le service est composé de quatre pôles : le pôle dépenses, le pôle recettes, le pôle gestion des déplacements et le pôle contrôle de gestion.
Le poste à pourvoir est intégré au sein du pôle dépenses.

Sous l’autorité de l’adjointe du chef de service, vous aurez pour principale mission de centraliser et sécuriser le traitement administratif des commandes et de leur mise en paiement, en lien avec le pôle facturier de l’agence comptable.

A ce titre, vous exercerez les missions suivantes :

Réaliser le traitement des commandes sous le logiciel comptable de l’École :

• Procéder à la réception et au traitement des demandes d’achat (priorisation des demandes ; relation avec les acheteurs...) ;
• Assurer un rôle de conseil aux directions ;
• Organiser le suivi des commandes (envoi des bons de commande, création des tiers, classement des demandes d'achats, archivage, solde).
• Proposer un appui/soutien au service facturier (rapprochement des factures, correction des bons de commande, correction des données, tiers, RIB, etc.) ;
• Participer aux opérations de montées de version du logiciel comptable de l’École ;
• Suivi des immobilisations

Participer au suivi des contrats dans le logiciel comptable :

• Mise en place d'alertes (échéances de reconduction annuelle ; dates de clôture…) ;
• Saisie des contrats et des engagements juridiques ;
• Mise à jour des données dans le logiciel comptable de l’École ;
• Mise à jour des tableaux de suivi ;
• Participation aux opérations d'archivage des documents comptables ;

Contribuer à la mise à jour de la page Intranet du service :

• Participer à l a mise à jour et à l’enrichissement de la page Intranet du service afin de faciliter l’accès à l’information et aux procédures pour les utilisateurs ;
• Contribuer à l’amélioration continue des outils de gestion et des pratiques administratives du service.

Ces missions pourront faire l’objet d’adaptations en fonction des besoins du service.

Poste de catégorie C. Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein.

Formation de niveau BAC minimum.
Une expérience dans le domaine des achats/publics et/ou des connaissances comptables constituerait un atout.

Compétences techniques requises :

• Pratique confirmée des outils bureautiques et notamment Excel.
• Connaissance des principes de la GBCP.
• La connaissance d’un logiciel de comptabilité publique constituerait un atout.

Qualités appréciées :

• Rigueur, réactivité, sens de l’organisation, méthode.
• Esprit d’initiative et autonomie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe, qualités pédagogiques).

Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.