GESTIONNAIRE DES ASSEMBLEES ET DES ACTES ADMINISTRATIFS H/F

Ville de progrès, située à l’ouest de Toulouse, à 10 minutes de la capitale régionale et de l’Aéroport International de Toulouse-Blagnac, Colomiers bénéficie d’une situation géographique déterminante et de la proximité du plus important pôle économique et industriel de l’agglomération. Colomiers est aujourd’hui la deuxième ville de la Haute-Garonne avec plus de 40 000 citoyens.

Au sein du Pôle Assemblées Affaires Générales, le service assurant la gestion du conseil municipal a pour vocation d’organiser l’ensemble du processus de décisions de la Ville au travers des délibérations présentées en séance du Conseil Municipal et de sécuriser juridiquement les actes de la collectivité.

Sous l’autorité hiérarchique et en étroite collaboration avec le responsable de pôle, vous assurez l’organisation des différentes étapes du processus décisionnel des séances du Conseil Municipal et la gestion des actes administratifs. Véritable relai des services dans la préparation, le déroulement et les suites à donner aux séances du Conseil Municipal, votre aisance relationnelle vous permet d’assurer des échanges constructifs avec vos interlocuteurs. Vous avez un sens affirmé de l’organisation et de l’anticipation au regard des impératifs de délais et vous savez travailler de façon réactive.

LA VILLE DE COLOMIERS (41 337 habitants) POUR LE POLE ASSEMBLEES AFFAIRES GENERALES RECHERCHE EN INTERNE/EXTERNE UN.E GESTIONNAIRE DES ASSEMBLEES ET DES ACTES ADMINISTRATIFS

Gestion du Conseil Municipal :

• Elaborer les propositions de calendriers semestriels et les rétro-plannings des séances du Conseil Municipal
• Centraliser les projets de délibérations : relecture et 1eres corrections (notamment de forme) des délibérations transmises par les services
•  Etre un appui technique et administratif auprès des services pour la préparation des dossiers : répondre et accompagner les services y compris dans l'utilisation de l'application métier
•  Alerter sa hiérarchie sur les modifications impactant l’ordre du jour, le process décisionnel du Conseil Municipal.
• Préparer les dossiers des différentes instances : réunion de validation administrative, réunion de validation de Madame Le Maire, Groupe majoritaire, séance du Conseil Municipal ainsi que le dossier du Maire
• Préparer et envoyer les convocations, l’ordre du jour et les dossiers du Conseil Municipal aux élus et réaliser la mise sous pli et/ou l’envoi dématérialisé
• Participer activement aux séances du Conseil Municipal : vérification du quorum, gestion des délégations de vote, suivi des débats, relevé et transmission des conclusions de votes… (environ 6 séances par an en soirée en semaine)
•  Coordonner l’organisation matérielle et technique des séances du Conseil Municipal et des réunions préparatoires de validation du dossier
•  Réaliser les étapes post-séances : centralisation des délibérations transmises en Préfecture, suivi du circuit, lecture et corrections des procès-verbaux, registre des délibérations, publication en ligne.
•  Etre référent du logiciel métier (OXYAD)
•  Coordonner la mise en place des formations au logiciel métier à destination des services et y participer activement
•  Participer aux projets d'optimisation du process du Conseil Municipal

 Gestion des commissions municipales :

•  Veiller au respect de l’échéancier des commissions
•  Réserver les salles
• Travailler en lien étroit avec les référentes commissions afin de garantir le bon interfaçage Commissions /Conseil Municipal
• Récupérer les points à inscrire à l’ordre du jour des commissions auprès des services
• Constituer les dossiers des commissions
• Envoyer les convocations aux élus
•  Centraliser les comptes-rendus
• Gestionnaire de la commission des finances

 Gestion des actes :

• Etre un appui technique et administratif auprès des services.
•  Constituer les registres et recueils (arrêtés, décisions, délibérations).
• Gérer la télétransmission des actes en Préfecture.
• Assurer la publication des actes administratifs réglementaires sur le site internet.

• Fonction Publique Territoriale, catégorie B, cadre d’emplois des rédacteurs.
•  Code RIME : M1605
• Connaissances en droit public, notamment en droit administratif.
• Très bonne maîtrise de l’environnement territorial.

Compétences attendues :

•  Qualités rédactionnelles avérées, bon niveau d’orthographe.
• Connaissance du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités.
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques.
• Connaissance ou maîtrise du logiciel métier « Oxyad » appréciée.

Savoir-être attendu :

• Qualités relationnelles et sens du dialogue.
• Capacité d’organisation et de rigueur.
• Disponibilité et sens du service public.
• Discrétion professionnelle et autonomie.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité à restituer l’information.

RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE

•  Poste à temps complet (37h30 par semaine) avec 15 jours de RTT.
• Poste à pourvoir au 01/05/2026
• Rémunération : statutaire + RIFSEEP
• Possibilité d’adhésion à un comité d’œuvres sociales (loisirs, vacances, familles, autres)
• Participation à une garantie maintien de salaire
• Participation à la complémentaire santé
• Forfait mobilités durables
• Accès à un restaurant administratif.