Gestionnaire de Scolarité et de la Mobilité Internationale - EMS - H/F

Assurer la gestion de scolarité sur les formations et la mobilité dans le cadre des projets internationaux dont ERASMUS

Activités :
Gestion de Scolarité de parcours Masters Management et Commerce International
* Gérer le secrétariat de scolarité des parcours Masters apprentissage
* Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, préparation des emplois du temps des cours et examens, organisation des jurys, délibérations, édition des PV)
* Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences
* Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants
* Gérer la procédure de sélection des candidats : réception et vérification des dossiers de candidature ; élaboration des supports de travail pour la commission de sélection, organisation des RV pour les entretiens ; suivi, évolution des états et communication des résultats aux candidats (processus sur eCandidat)
* Vérification des dossiers d'inscriptions administratives des étudiants en formation initiale et en apprentissage avant envoi centralisé au SIA (Service des inscriptions)
* Préparer les documents d'information pour les étudiants ;
* Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents ;
* Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d'examen et des supports de cours, gestion logistique, remises des notes, saisie des notes, rattrapages de cours...
* Assurer les relations avec le service du planning et la bibliothèque le cas échéant ;
* Organisation d'une journée d'intégration pour les étudiants ; des réunions de rentrée;
* Organisation logistique et administrative des séminaires internationaux, accompagnement de groupes d'apprentis à l'étranger ;
* Préparer les demandes et obtenir les devis correspondants pour les services afférents des fournisseurs, avant transmission à la gestion financière de l'UFR 06 pour la mise en paiement du service obtenu ;
* Appuyer les services RH de l'UFR 06 pour le traitement et la gestion RH des enseignants vacataires ;
* Assurer la gestion et le suivi des dossiers financiers (taxes d'apprentissage, financement de la formation par contrats d'apprentissage et de professionnalisation) ;
* Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat d'apprentissage ;
* Assurer la gestion administrative des contrats d'apprentissage et de professionnalisation ainsi que la relation avec les entreprises ;
* Assurer la relation avec le CFA (feuilles des présences des étudiants) ;
* Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l'assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d'apprentissage) ;

Gestion des partenariats internationaux et des échanges ERASMUS
* Accueillir et renseigner les étudiants sur les procédures liées à la mobilité Erasmus
* Gérer les accords des composantes centralisées en lien avec la deuxième gestionnaire
* Gérer les différentes phases de la mobilité dans le respect de la réglementation du programme Erasmus +
* Assurer le suivi des documents liés à la mobilité de l'étudiant
* Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées
* Participer à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux pour l'agence Erasmus+ France
* Suivre l'évolution d'Erasmus et son déploiement à l'EMS
* Gérer les allocations dans les bases dédiées (actualisation des règles de calcul, déversement des données...)
* Assurer la gestion des attestations
* Gestion des différentes attestations de mobilité en lien avec la référente (saisie, mise en place de procédures et outils de contrôle)
* Participer à l'actualisation des attestations et autres éventuels documents liés aux mobilités internationales
* Assurer la promotion de la mobilité internationale
* Participer à l'organisation de réunions d'information (ateliers de préparation à la candidature, de préparation à la mobilité, ...)
* Participer aux activités du Pôle Mobilité Erasmus (journées de la mobilité internationale, journées d'accueil des étudiants entrants en septembre et janvier, préparation interculturelle et linguistique...)
* Mettre à jour et participer à l'élaboration de documents d'information et de communication (procédures, actualisation des pages internet en lien avec les chargés de communication de la DRI)
* Transmettre aux agents en contact direct avec le public (accueil, secrétariat, composantes) les informations nécessaires à un accueil de qualité (calendrier des candidatures...)

Compétences:
Connaissances pratiques et théoriques
* Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de scolarité dans l'enseignement supérieur et à l'apprentissage ;
* Connaissance APOGEE
* Maîtriser l'offre de formation de l'établissement ;
* Appréhender le budget, les aspects d'appui à la gestion financière et RH d'une université;
* Evoluer dans un environnement international. (anglais et langues étrangères souhaitées )

Connaissances techniques et méthodologiques
* Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités ;
* Savoir expliquer la règlementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers ;
* Savoir rédiger et mettre en forme des documents ;
* Savoir interagir avec des acteurs privés et publics.
Attitudes et comportements attendus
* Être rigoureux, dynamique, réactif et méthodique ;
* Grande rigueur et excellente capacité d'organisation ;
* Avoir le sens du service public ;
* Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service ;
* Savoir travailler dans l'urgence ;
* Faire preuve de disponibilité, d'esprit d'équipe, de rigueur et d'autonomie
* Être apte à la flexibilité et l'innovation
* Rendre compte de son activité ;
* Gérer la confidentialité des informations et des données ;
* Proposer des pistes d'améliorations.