Gestionnaire de scolarité, département master santé F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions

La Direction de la Formation en Santé est un service crée à la faculté de santé dans le cadre de la nouvelle Sorbonne université. Elle gère cinq scolarités : PASS, 2ème cycle, 3ème cycle des études de médecine, enseignements paramédicaux et le Master Santé ; elle gère également cinq autres services de la vie étudiante et de la formation continue.

Le département du Master est rattaché à la Direction des formations de la Faculté de Santé de Sorbonne Université.

L’agent-e évolue au sein du service de la scolarité de la mention Santé et de la mention santé publique qui accueillent environ 350 étudiant-es par an. Le service de la scolarité se compose d’une responsable administrative, de 3 gestionnaires administratives et pédagogiques.

Localisation du poste :

Département du Master des formations en santé, Faculté de Santé Sorbonne Université – Site St Antoine, 27 rue Chaligny, 75012 Paris

Fonctions : Gestionnaire de scolarité, département master santé
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative  
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD - A pourvoir dès que possible.

Mission :

• Assurer le secrétariat administratif et pédagogique des parcours du Master Santé et santé publique.
• Travailler en transversalité avec le service de la formation continue.

Activités principales :

Inscription des étudiants : administrative et pédagogique

Gestion des plannings des enseignements :

• Élaboration des plannings
• Transmission des plannings aux enseignants et aux étudiants
• Gestion des modifications de planning
• Mise en ligne du planning sur le MOODLE
• Mise en ligne de documents pédagogiques sur le MOODLE

Suivi pédagogique des étudiants :

• Réaliser les contrats pédagogiques
• Gérer les conventions de stage
• Organiser la soutenance des mémoires de stage
• Suivi des attestations de présence des étudiants inscrits en formation continue
• Édition et délivrance des relevés de notes et diplômes
• Organisation de la cérémonie de remise des diplômes

Organisation des examens de 1ère et 2ème session :

• Établir le planning des épreuves
• Veiller au bon déroulement des examens
• Saisie des notes dans la base de données APOGEE

Délivrance de documents administratifs (certificats de scolarité, relevés de notes, …)

Accueil physique et téléphonique

Participation aux différentes tâches transversales : archivages, organisation des élections

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et notamment de la faculté de santé
• Connaissances générales des techniques de secrétariat

Savoir-faire :

• Maitrise des outils informatiques standards de bureautique (word, excel)
• Maitrise des différentes plateformes numériques : MOODLE, SIDES
• Maitrise de la base de données CASPER

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité