Gestionnaire d'école doctorale F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire d'école doctorale
Emploi-type : J4C42 technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 1 an.

Missions :
Sous la double autorité hiérarchique de la directrice ou du directeur de l'école doctorale, et autorité administrative de la responsable administrative du Collège doctoral, le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale et contribue à la vie administrative du Collège doctoral. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral. Elle contribue au travail administratif commun réalisé en réseau au sein du collège doctoral en soutien des collègues des autres écoles doctorales et en collaboration avec les services communs

Activités principales :
Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale : candidats à l'admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l'université et des partenaires de l'école doctorale
Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants en lien avec le Département Inscriptions Accompagnement et diplômes des services communs (DIADM) service de scolarité du Collège doctoral (demandes de candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de cotutelles, césure, de plan de formation, soutenance de thèses, organisation des comités de suivi...)
Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
Instruire la recevabilité de candidatures pour les programmes doctoraux, des bourses ou des prix divers (LERU, Chancellerie des universités...), les bourses de mobilités...
Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED dans l'application dédiée
Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée
Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale : journées d'accueil de l'ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l'école doctorale, etc.
Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et réaliser et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral
Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au Département formations et carrières les besoins de formation

Activité spécifiques propre à l'ED à prévoir.

Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
Connaitre les droits et obligations des agents publics

Savoir-faire:
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
Savoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad…)
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l'ED
Informer, rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir organiser son travail avec méthode
Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l'ED et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux

Savoir être :
Savoir travailler en autonomie
Faire preuve de rigueur et de méthode
Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes
Respecter la confidentialité des informations et données
Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
Sens du service public