Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F/H

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : Groupe 3

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Techniques de commercialisation (TC)
Composition du service (effectifs) : 4,5 BIATSS
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l’IUT SD
Rattachement fonctionnel : Chef du département TC
Description du poste : missions et activités
Gestion administrative
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du département
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
- Retranscrire des informations orales et écrites
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers,
courriels, affichage, …) concernant les formations gérées
- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement,
traçabilité, photocopies)
- Classer et archiver les documents
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes
- Participer aux opérations logistiques du département
Gestion pédagogique
- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
- Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres
et craies)
- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les
enseignants, saisie des notes sur le logiciel APOGEE…), classer et archiver les résultats
- Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
- Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
- Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de
candidature et de poursuite d’étude à l’exclusion des décisions
- Participer au maquettage des formations sur APOGEE
Gestion des conventions de stage
- Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…)
- Répondre aux sollicitations du SFCA

Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Poste à pourvoir au 1er septembre 2025.
Poste réservé aux contractuels (CDD jusqu’au 31/12/2025 - éventuellement renouvelable).
Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts
Nom – Prénom : BARRES Valérie
Fonction : Chef du département TC
Adresse administrative : place du 8 mai 1945 – 93200 Saint-Denis

Non – Prénom : DAVID Julie
Fonction : Directrice administrative
Adresse administrative : place du 8 mai 1945 – 93200 Saint-Denis

Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité
carrière de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96

Connaissances / Savoir
Organisation et fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Organisation du cursus universitaire français
Techniques de gestion administrative et d’élaboration de document
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels

Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Respecter les délais
Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre des messages
Rédiger, enregistrer et classer des documents

Compétences comportementales
Sens de l’organisation
Rigueur et fiabilité
Sens relationnel et capacité d’écoute
Avoir le sens du service public