GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F/H)

Le réseau des bibliothèques d'Aix-en-Provence est composé de la bibliothèque Méjanes, de trois bibliothèques de proximité (Halle aux grains, Deux Ormes, Li Campaneto), de la bibliothèque et archives municipales Michel-Vovelle, et du Centre d'Oralité de la Langue d'Oc. La bibliothèque Méjanes, tête du réseau des bibliothèques d'Aix-en-Provence, fait l'objet d'un chantier de réhabilitation architecturale et de modernisation des services dont la livraison est prévue pour 2027.
La Direction Lecture publique, Patrimoine écrit & Archives regroupe 90 agents répartis dans trois directions adjointes : Lecture publique ; Administration/ Finances/ Programmation, Communication ; Numérique, Patrimoine écrit et Archives.

MISSION
Sous la responsabilité de la Directrice adjointe Administration/ Finances/ Programmation, Communication, vous assistez la Direction (un Directeur et trois Directeurs adjoints) afin d'optimiser la gestion de leurs activités tout en assurant le suivi de certains dossiers en autonomie.

ACTIVITÉS

Secrétariat de Direction :

- Vous apportez une aide permanente à la Direction en matière d'organisation, de gestion et d'information
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique pour la Direction
- Vous gérez les agendas de la Direction
- Vous rédigez des courriers à la demande de la Direction
- Vous traitez le courrier (MAARCH) et le circuit des parapheurs
- Vous gérez la réservation des salles
- Vous assurez l'organisation logistique des réunions
- Vous assurez la gestion des délibérations et des décisions dans AirDelib

Gestion administrative :

- Vous assurez le suivi des mises à disposition des locaux
- Vous rédigez des conventions de partenariat
- Vous exécutez des travaux administratifs courants
- Vous rédigez des comptes-rendu de réunion
- Vous assurez le suivi des archives de la Direction Lecture publique, Patrimoine écrit et Archives
- Vous êtes référent économat


Comptabilité :

- Vous savez réaliser un bon de commande en l'absence de la responsable Finances
- Vous savez trouver une information sur les commandes en cours dans Astre
- Vous assurez le suivi des livraisons

- maîtrise impérative des logiciels bureautiques courants
- connaissance de l'environnement territorial
- rigueur, organisation et discrétion
- compétences rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite
- capacité à faire preuve d'autonomie et d'initiative


CONDITIONS D'EMPLOI

Travail du lundi au vendredi sur 37h30 ou 38h30 avec badgeage obligatoire
Télétravail possible un jour par semaine maximum à l'issue d'une période de 3 mois
Lieu d'affectation: Méjanes, 8/10 rue des Allumettes
Adresser votre candidature avant le 16/06/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.
Informations complémentaires :
Sandrine FRAICHET, Directrice adjointe Administration / Finances / Programmation, Communication 04 88 71 81 43
Laura PRIETO PÉREZ, Gestionnaire recrutement 04 88 71 81 87