Gestionnaire administratif et RH

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
 
Le département de chimie de l'École Normale Supérieure est une structure d'enseignement et de recherche, implantée sur plusieurs sites, et qui compte environ 180 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...) relevant de l'une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI. La structure de recherche est organisée au sein de deux unités mixtes de recherche (IMAP, CPCV).

 
MISSION PRINCIPALE

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle RH et de la responsable du pôle des affaires générales, le/la futur(e) gestionnaire réalisera des actes administratifs et des actes de gestion courants pour le département et ses unités de recherche. Les tâches seront à exercer dans le respect des techniques et des procédures applicables au domaine des ressources humaines.
 
ACTIVITES PRINCIPALES
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Assurer la gestion des boîtes mail génériques
• Assurer le soutien logistique du département et de ses unités de recherche
• Assurer la gestion du courrier et des colis en cas d'absence du technicien logistique
• Informer, orienter et accompagner les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches
• Mettre à jour l'intranet du département et intégrer de nouveaux contenus en français et en anglais
• Réaliser des opérations de gestion courante (gestion administrative, RH, logistiques) dans un environnement multi-tutelles
• Mettre en œuvre la procédure d'accueil et la procédure de départ des agents
• Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines
• Rédiger des notes, courriers administratifs et courriels
• Diffuser l'information relative aux procédures de gestion
• Constituer les dossiers individuels, classer (archivage numérique) les documents administratifs et RH
• Contribuer à la mise en œuvre des recrutements et des conventions de stage sur le plan administratif
• Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
• Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents

SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Confidentialité des informations traitées. Positionnement multi-tutelles et multi-UMR. Organisation multi-sites. Contraintes des calendriers de recrutement, d'avancement ou d'autres campagnes RH. Contraintes horaires liés aux événements.

COMPÉTENCES ATTENDUES
Diplôme : Bac  
Connaissances :
• Anglais niveau A1 à A2
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Connaissances de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
• Techniques de communication écrite et orale
• Techniques d'élaboration de documents
 
Compétences techniques :
• Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Appliquer les procédures et les dispositions règlementaires
• Travailler en équipe
• Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
 
Compétences comportementales :
• Rigueur
• Réactivité
• Sens relationnel
• Sens de l'organisation
• Sens de la confidentialité

AUTRES INFORMATIONS
Poste à pourvoir à partir du : 01/09/2024
Lieu de travail : 24 rue Lhomond 75005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100% / Télétravail possible

L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.