Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie 

Le Service général de la formation initiale (SGFI) a pour mission de concourir au bon fonctionnement de la formation à la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université, en coordonnant d’une part les activités des structures transversales et en permettant, d’autre part, le développement des départements de formation ou services administratifs en appui à ses missions.

Le Département des Masters transversaux est une composante du SGFI et comprend deux Masters :

• Master « Management de l’Innovation » (MI) comprend le M1 et 3 parcours de M2 : le parcours EPI Sciences et Santé comprenant une spécialité sciences (une en apprentissage et l’autre en formation initiale) et une spécialité en santé (en apprentissage) et le parcours Edtech Approches et technologie pour innovation dans l'e- éducation). Le Master compte 130 étudiants (40 en M1 et ≃ 90 en M2)

• Master « Sciences Cognitives (cog-Sup) » Il s’agit d’une formation interdisciplinaire née de la collaboration de deux grandes universités parisiennes, Sorbonne Université et Université Paris Cité. Les cours sont en anglais (sauf mention contraire). Le Master cog-SUP est structuré en six parcours diplômants. Le Master compte environ 200 étudiants (≃ 90 en Master 1 et ≃ 110 en Master 2).

Localisation : 4 place Jussieu – 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire administratif et pédagogique
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J 

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

A pourvoir à compter du 1er mai 2026.

Mission :

Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif du département, la ou le gestionnaire a pour mission de réaliser des actes de gestion administrative et pédagogique du département dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion de scolarité.

Activités principales : (en Master Sciences Cognitives – en collaboration étroite avec la scolarité du master à l’Université Paris Cité

Gestion pédagogique

• Inscrire pédagogiquement dans le logiciel de scolarité apogée les étudiant-es
• Vérifier les inscriptions pédagogiques dans l’outil de scolarité Apogée
• Contrôler et valider les contrats pédagogiques
• Suivre les plannings d’enseignement, saisir des demandes de réservations de salles auprès du service du planning de l’université, gérer des changements de salles
• Préparer les examens, les partiels et les consultations de copies: élaborer des calendriers, réserver des amphis, créer des listes d’émargement et d’anonymat
• Préparer les jurys: lancer les calculs, éditer et vérifier les procès-verbaux, participer aux délibérations
• Éditer des relevés de notes et des attestations de réussite

Gestion administrative

• Inscrire administrativement les étudiant-es: vérifier les dossiers, valider les pièces-justificatives dans Apogée
• Gérer les transferts et les remboursements
• Procéder aux contrôles et aux modifications des inscriptions administratives dans le cadre des enquêtes SISE en collaboration avec la responsable administrative
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiant-es et les enseignant-es
• Répondre aux messages électroniques des étudiant-es et des enseignant-es
• Gérer les conventions de stage, suivi des dossiers, veille réglementaire

Autres activités :

• Gestion des dossiers de recrutement des intervenants extérieurs du Master Cog-Sup pour les heures complémentaires et mise en paiement par la DRH
• Réaliser des statistiques
• Participer à l’organisation de taches ponctuelles du Département (semaine d’accueil à la rentrée de Septembre, cérémonie de remise des diplômes, etc...)
• Participer ponctuellement à la gestion administrative et pédagogique du Master Management de l’Innovation

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Anglais minimum niveau B2

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
• Maîtrise de la langue anglaise est indispensable : capacité à communiquer avec un public non francophone
• Utilisation des outils informatiques de bureautique
• Capacité à concevoir des tableaux de bord et à réaliser des documents Word
• Maîtrise des outils informatiques pédagogiques tels que APOGEE et MOODLE
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et de la coordination
• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Sens du service public