Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H

UNIVERSITE SORBONNE PARIS NORD  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 11/06/2024
  • Valable jusqu'au : 11/08/2024
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Poste

  • Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F/H
  • Catégorie : B
  • Quotité d’affectation sur le poste : 100%
  • Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
  • Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
  • Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
  • Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Contexte de travail

  • Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
  • Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)
  • Composition du service (effectifs) : 28
  • Fonction d’encadrement : non
  • Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l’UFR DSPS

Missions principales et description du poste

Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique

  • Elaborer et gérer le Planning des cours magistraux et des Travaux dirigés de chacune des formations en relation avec les enseignants et gérer les modifications d’emploi du temps via Hyperplanning
  • Organiser la gestion administrative des Travaux Dirigés : ouvertures de groupes selon les effectifs, répartition des étudiants selon leurs options, leurs emplois du temps
  • Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants ; saisir les éléments pédagogiques sur Apogée
  • Organiser les sessions d’examens et les jurys :
    • Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, préparer le matériel d’examens (pochette, émargements, sujets, copies, ordinateurs pour les étudiants en situation d’handicap…)
    • Saisir les notes et établir les procès-verbaux d’examens, convoquer le jury
    • Gérer les réclamations éventuelles (erreur matérielle dans le report des notes), organiser les relectures
    • Editer et transmettre aux intéressés les relevés de notes, l’attestation de réussite et le supplément au diplôme
    • Classer et archiver les documents (copies d’examens, des procès-verbaux…)
  • Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques partenaires
  • Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée : Modéliser et suivre l’évolution des maquettes sur Apogée
  • Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
  • Participer aux différentes enquêtes statistiques

Accueillir et informer les usagers

  • Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
  • Renseigner les usagers
  • Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, Hyperplanning, Etudes en France, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla

Profil

Connaissances / Savoir

  • Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur
  • Connaître les règles de scolarité
  • Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
  • Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir-faire

  • Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil
  • Savoir rechercher l’information et la transmettre
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (FCA Manager, Apogée, Hyperplanning, E-candidat Moodle…)

Savoir-être

  • Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)
  • Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe
  • Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
  • Savoir respecter la confidentialité
  • Savoir prendre des initiatives
  • Savoir travailler en autonomie

Informations
employeur

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Modalités de recrutement

Poste à pourvoir le plus rapidement possible. Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD). Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais. Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts

  • Nom – Prénom : VERSAVEAUD Lidwine

    • Fonction : Directrice administrative de l’UFR DSPS
    • Adresse administrative : 99 avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VILLETANEUSE
    • Téléphone : 01 49 40 33 08
  • Nom – Prénom : MAGOT Marine

    • Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
    • Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
    • Téléphone : 01.49.40.36.96

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Localité : Seine-Saint-Denis

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