Gestionnaire administratif (enseignement Montrouge)

Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables à la gestion financière publique pour les services d'enseignement du département de physique de l'ENS.
ACTIVITES PRINCIPALES
 
-          Accueillir les enseignants, étudiants et personnels au quotidien
-          Assurer l'interface entre les différents intervenants, enseignants, étudiants, personnel et aider au bon fonctionnement et à la fluidité de l'ensemble du pôle.
-          Assurer le fonctionnement administratif du service en interne et en externe.
-          Assurer le soutien logistique du pôle, des enseignements et réunions
-          Gérer les agendas, centraliser les réservations de salles, communiquer les plannings
-          Effectuer le secrétariat pédagogique des préparations à l'agrégations,
-          Collecter les informations, préparer les documents, et les communiquer auprès des étudiants et enseignants
-          Traiter, suivre les dossiers de recrutement et d'inscription des étudiants
-          Réaliser et exploiter des questionnaires en ligne pour l'évaluation des formations, le suivi du devenir des étudiants
-          Effectuer les commandes, procéder aux opérations d'engagement, effectuer le service fait, archiver les commandes, maintenir l'inventaire
-          Participer à la réalisation de supports de communication sur l'offre de formation
-          Mettre à jour la base de données de la collection de physique

CHAMPS DES RELATIONS
Internes :  L'ensemble des personnels du Département de Physique et des services de l'ENS
Externes :  Les fournisseurs

Connaissances :
-          Modes de fonctionnement des administrations publiques
-          Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
-          Environnement et réseaux professionnels
-          Techniques d'élaboration de documents
-          Culture internet
-          Techniques de communication
-          Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
 
Compétences techniques :
-          Savoir gérer son activité avec autonomie dans un cadre de gestion complexe
-          Capacité de prise d'initiative pour fluidifier le fonctionnement d'un service
-          Avoir un excellent relationnel
-          Maîtriser les outils de bureautique et utiliser les bases de données
-          Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (applications)
-          Posséder ou acquérir des compétences dans la manipulation d'outils numériques sur internet (sites web, sites de partage de fichiers, outils de sondage en ligne, …)
-          Avoir ou acquérir des compétences dans les outils de gestion financière pour la passation des commandes.
 
Compétences comportementales :
 
-          Sens de l'organisation
-          Rigueur / Fiabilité
-          Sens relationnel