Gestionnaire administratif des concours F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La direction du développement des compétences (DDC) pilote et conçoit les dispositifs d’attractivité, d’accompagnement et de fidélisation des personnels de SU :

• Stratégie de publication des emplois, recrutement par mobilité ou contrat des personnels BIATSS, organisation des concours ITRF et intégration des nouveaux personnels
• Formation et accompagnement des parcours professionnels : prise de fonction, parcours métiers, expertise…
• Conseil, formation et dispositifs dédiés aux encadrants
• Mission d’accompagnement des enseignants et enseignants-chercheurs : accompagnement individuel, HRS4R, séminaires des nouveaux maitres de conférence…
• Mission Egalité : plan égalité, animation des temps forts de l’établissement et prévention et dispositifs d’écoute pour les victimes et témoins de VSS
• Dispositifs de maintien dans l’emploi et soutien aux reconversions pour raison de santé (usure professionnelle, handicap et maladie)
• Prévention des RPS : pilotage de projets, instruction des signalements, animation de la cellule de prévention primaire
• Conception et diffusion d’outils, guides, fiches pratiques et ressources en ligne
• Animation des réseaux métiers

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire administratif des concours ITRF

Emploi-type : Technicien en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECH      

BAP : J

2 postes à pourvoir à compter du 28/04/2025 : un CDD de 3 mois et un CDD de 6 mois

Mission :  Au sein du pôle concours, sous la responsabilité de l’assistante concours ITRF, vous participerez en binôme à l’organisation des concours ITRF de Sorbonne Université, des épreuves d’admissibilité et d’admission des concours, des recrutements directs et des examens professionnels.

Activités principales :

• Trier et classer les dossiers de candidature
• Saisir et mettre en forme des documents divers : convocations, attestations de présence, commandes de repas, feuilles d’émargement
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des candidats
• Veiller au bon déroulement des épreuves écrites et orales conformément à la règlementation
• Assurer la logistique :
• réservation des repas
• préparation des salles avant les épreuves (affichage, fléchage)
• installation des accueil-café et des pauses pour les membres de jury
• préparation des dossiers pour les membres du jury
• rangement des salles après les épreuves
• Assurer la gestion des emails : trier et classer la boite email générique du pôle concours
• Participer à la recevabilité des dossiers de candidature
• Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi des épreuves
• Archiver les dossiers

Connaissances transversales :

• Connaissance générale de l’enseignement supérieur et de la recherche en France
• Organisation et fonctionnement de SU
• Notions de recrutement par concours dans la Fonction publique

Savoir-faire :

• Accueillir les populations concernées (candidats, membres de jury) et à répondre à leurs demandes
• Rédiger, enregistrer et classer des documents
• Utiliser avec aisance les fonctions courantes de Word et Excel
• Utiliser avec aisance les fonctions courantes d’une boîte email (Outlook)
• Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
• Appliquer la règlementation.

Savoir-être :

• Sens relationnel et de travail en équipe
• Disponibilité et ponctualité
• Rigueur et réactivité
• Confidentialité
• Sens de l’organisation et autonomie
• Sens du service public