Gestionnaire administratif de l’Espace Langues – F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Identification du poste

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve de l’Espace Langues – F/H

Catégorie :  B

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »

Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage

Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat

Groupe fonctions (RIFSEEP) : …

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Direction de la Formation (DF) / Espace Langues

Composition du service (effectifs) : 6

Fonction d’encadrement : Non

Rattachement hiérarchique : Responsable administrative et financière

L’Espace Langues est un service transversal de l’Université Sorbonne Paris Nord, rattaché à la Direction de la Formation, qui propose différentes modalités d’apprentissage des langues pour tous les étudiants et les personnels de l’université mais également pour des personnes extérieures à l’université :

• Cours semestriels en présentiel, 100% en ligne ou hybrides
• Stage intensif d’anglais et de français langue étrangère (FLE)
• Ateliers de conversation en anglais et en français langue étrangère (FLE)

À l’Espace Langues, il est aussi possible de préparer et de passer des certifications en anglais et en français langue étrangère (FLE) :

• Préparation du TOEFL, TOEIC, CLES pour l’anglais et du DELF-DALF pour le FLE
• Passation du CLES pour l’anglais et du DELF-DALF pour le FLE

L’Espace Langues gère également le diplôme universitaire (DU) passerelle pour les étudiants en exil qui accueille chaque année 30 étudiants réfugiés, demandeurs d’asile ou bénéficiaires d’une protection subsidiaire. Ce diplôme existe depuis 2017 et depuis 2019, il est habilité « DU Passerelle » par le Ministère de l’Enseignement Supérieur.

France Éducation international a attribué le Label Qualité FLE à l’Espace Langues en décembre 2021.

Description du poste : missions et activités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (informer sur l’offre de cours, les certifications, les stages et ateliers, les modalités d’inscription et de candidature) et traiter les courriels et courriers
• Participer à l’organisation de réunions régulières
• Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données et des tableaux de bord utilisés par le service. Réaliser des extractions
• Préparer et gérer les inscriptions aux cours semestriels, stages et ateliers en utilisant les applications et outils dédiés
• Suivre et contrôler l’assiduité et la participation aux cours, stages et ateliers
• Traiter et diffuser les résultats obtenus à l’issue des cours semestriels, stages et ateliers
• Intervenir en support lors de sessions de certifications
• Intervenir en support dans la gestion du DU Passerelle
• Gérer les inscriptions pédagogiques et la saisie des notes dans Apogée
• Assurer un suivi logistique des locaux de l’Espace Langues (bureau, salles de cours, matériels, fournitures)
• Participer au déploiement et à la valorisation de l’Espace Langues et de ses missions
• Contribuer à la démarche qualité entreprise à l’Espace Langues
• Mettre en œuvre et appliquer les procédures et respecter la réglementation en vigueur

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Pédagogie : Apogée, E-candidat, Améthys

Logistique : Hyperplanning, GAEL (gestion des sessions DELF-DALF)

RH : Saphir, Safran, Sépia et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Compétences

Connaissances / Savoir

• Environnement professionnel, objectifs et projets de l’USPN
• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Connaissances juridiques générales (droit des contrats, droit public)
• Techniques de communication et d’élaboration de documents
• Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir faire

• Maîtriser les outils bureautiques
• Gérer son activité dans un calendrier établi
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir communiquer à l’oral comme à l’écrit et faire preuve de pédagogie

Savoir être

• Rigueur, fiabilité
• Adaptabilité
• Sens relationnel
• Autonomie
• Esprit d’équipe

Poste à pourvoir le plus rapidement possible.

Poste ouvert aux contractuels (CDD).