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Gestionnaire administratif chargé de la gestion des emplois du temps et des services d'enseignement F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : PESSAC
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 29/06/2020
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

Le service Ressources Humaines et Services d'Enseignement (RHSE) est le service du Collège Droit, science politique, économie, gestion (DSPEG) en charge des outils Hyperplanning (gestion des emplois du temps) et SGSE (système de gestion des services d'enseignement) dans le rôle de répartiteur pour les deux facultés du Collège (faculté de droit et science politique et faculté d'économie, gestion, AES) qui regroupent près de 350 enseignants et enseignants-chercheurs. L'équpe du service RHSE se compose d'une cheffe de service, deux agents de catégorie B et deux agents de catégories C.

Possibilité de service partagé - Amplitude horaire pouvant varier selon nécessité de service.

Poste

Missions :

Préparer et transmettre les tableaux de suivi nécessaires aux réunions de répartition des cours magistraux organisées par les facultés (Droit science politique et Economie gestion AES), en assurer la synthèse puis la saisie dans les outils Hyperplanning et SGSE (système de gestion des services d'enseignement).

Assurer le paramétrage de la base Hyperplanning (gestion des emplois du temps) pour l'ensemble des composantes du Collège en vue de la structuration des emplois du temps de chaque rentrée universitaire.

Garantir la saisie dans l'outil Hyperplanning et l'envoi aux enseignants-chercheurs pour chacun des semestres, recueillir leurs éventuels retours pour incompatibilités et procéder aux ajustements nécessaires dans l'outil.

Tout au long de l'année, recevoir les enseignants-chercheurs, enseignants et extérieurs qui souhaitent des modifications d'emplois du temps (hors M2 des 2 facultés et TD de droit) ; mettre à jour l'outil en conséquence.

S'assurer de la bonne publication de ces mises à jour dans l'espace numérique de travail (ENT) pour les enseignants-chercheurs, enseignants, étudiants et de la transmission aux appariteurs pour mise à jour des écrans dynamiques.

Gérer l'ensemble des salles d'enseignement du site de Pessac, répondre aux sollicitations des partenaires, établissements extérieurs, pôles ou autres collèges après consultation des facultés.

Assurer la répartition et la saisie des heures d'enseignement dans SGSE à partir des tableaux fournis par les facultés. Transmettre les informations sur le calendrier de déroulement des opérations aux enseignants-chercheurs et vacataires d'enseignement.

Renseigner et contrôler la fiabilité des données dans l'application SGSE pour le corps enseignant (tous statuts confondus) en lien avec le référent RH enseignants du service RHSE.

Gérer et assurer la recevabilité des dossiers de recrutement des vacataires dans l'application eVacataires.

Assurer la gestion des IDNUM (identités numériques).

Assurer le suivi du vivier de candidatures pour les facultés d'économie gestion AES et Droit et science politique

Profil

Savoirs :

  • hiérarchiser son activité et anticiper les échéances
  • Connaissance générale des ressources humaines
  • Techniques de communication
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Environnement et réseaux professionnels

 

Savoir-faire :

  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Hyperplanning - eVacataire - SGSE)
  • Concevoir des tableaux de bord
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Réaliser des synthèses
  • Accueillir les populations concernées
  • Utiliser les outils bureautiques

 

Savoir-être :

  • Rigueur et fiabilité dans le traitement des données,
  • Discrétion et confidentialité
  • Sens relationnel
  • Sens de l'organisation
  • Réactivité

Informations
employeur

CDD de 6 mois à partir du 01/09/2020

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 05/07/2020 à l'adresse recrutement@u-bordeaux.fr