Directeur des opérations de La Fondation Université Paris-Saclay H/F

En tant qu’accélérateur des missions de formation, de recherche, d’innovation, de développement soutenable et de médiation scientifique de l’Université Paris-Saclay, via le mécénat et la philanthropie, la nouvelle Fondation Université Paris-Saclay souhaite se doter d’un Directeur / d’une Directrice des Opérations en vue d’assurer un pilotage & un suivi Administratif et Financier de passage à l’échelle, de toutes ses chaires et projets philanthropiques, et plus généralement de toutes ses opérations.

Le Directeur/la Directrice des Opérations est rattaché.e hiérarchiquement à la Déléguée Générale et travaille en étroite relation avec Le Président.

Missions Principales du Poste :

Le Directeur/la Directrice des Opérations travaillera en relation étroite avec différents acteurs, avec lesquels il/elle devra construire des relations de confiance, reposant sur des circuits opérationnels efficaces :

• Les Mécènes
• La Direction Administrative et Financière de l’Université Paris-Saclay
• Les Composantes de l’Université
• Les porteurs de Chaire et projets philanthropiques
• Les cabinets d’externalisation comptables, RH et juridiques de La Fondation
• Les membres du CA de la Fondation
• Les Commissaires aux Comptes
• Les Organismes Sociaux et Financiers

Pilotage

• Concevoir et mettre en place, sur la base d’un travail collectif et d’une prise en compte des modalités de gestions des parties prenantes, les processus de gestion administrative et financière des chaires et projets philanthropiques, et, plus généralement des opérations de la Fondation, en y intégrant nativement les outils du Cabinet Comptable de la Fondation, voire les autres outils des protagonistes concernés. En garantir la documentation et l’amélioration continue. Prévoir si besoin l’acquisition complémentaire de nouveaux outils.
• Veiller à une bonne appropriation et au respect par toutes les parties prenantes, des processus de gestion administrative & financière des chaires, projets philanthropiques et plus généralement des opérations de la Fondation
• Faire des états des lieux réguliers avec les acteurs impliqués, via des tableaux de bord et des réunions idoines, des états de gestion des chaires, projets et opérations en cours, notamment sur les livrables et corrélativement les aspects administratifs et financiers.

Suivi

• Suivi Financier
  • Assurer le suivi et la clôture des comptes de la Fondation universitaire, en relation avec la DAF de l’Université, le Cabinet Comptable et le CA de la Fondation
  • Veiller à l’élaboration et la bonne exécution administrative et ?nancière du budget de la Fondation en assurant une expertise dans les processus de gestion, en relation avec le Cabinet Comptable de La Fondation et le Conseil d’Administration de la Fondation
  • Superviser ou préparer les travaux relatifs à la préparation des états financiers, en relation avec Le trésorier et le Cabinet Comptable de la Fondation
  • Suivre les dons des particuliers et le mécénat des entreprises (recettes)
• Suivi administratif
  • Coordonner et gérer les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la Fondation, en relation avec les cabinets d’externalisation concernés
  • Réaliser la gestion administrative RH les agents (absences congés, formation, organismes sociaux), en relation avec le Cabinet Comptable de La Fondation
  • Préparer les différentes instances de la Fondation avec le Président (Conseil d’administration, Bureau…), en assurer le déroulement (convocations, PV, renouvellements éventuels...) et le suivi

Connaissances, savoirs :

• Connaître les principales règles de l’environnement professionnel (mécénat, philanthropie) ou équivalent
• Connaissances financières et comptables (publiques et privées)
• Connaissances juridiques peuvent être un plus

Savoir-faire :

• Pilotage et suivi de projets complexes et multi-parties prenantes
• Élaborer un budget
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Rédiger des synthèses et des rapports
• Être capable de travailler sur un lancement d’activité
• Savoir coordonner une activité
• Savoir restituer et analyser un ensemble d’informations et de données
• Concevoir des tableaux de bord
• Savoir mettre en place puis analyser des indicateurs de pilotage
• Savoir réguler des dysfonctionnements et mettre en place les plans d’actions nécessaires
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Maîtriser parfaitement la communication orale, écrite et visuelle

Savoir-être :

• Rigueur
• Autonomie
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Aisance relationnelle et capacité d’écoute
• Réactivité
• Fiabilité
• Esprit d’équipe
• Capacité à rendre compte, alerter
• Force de proposition et anticipation