Chargé.e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Sous l'autorité du Directeur du Patrimoine et en lien avec la DGSA Patrimoine, Logistique, Prévention, Sécurité, vous exercez une mission d'appui au pilotage et de coordination auprès de la direction et des responsables de pôles et de service en matière de gestion administrative et financière, d'achats et de commande publique.
Sur ce périmètre, vous êtes l'interlocuteur privilégié de la Direction des Achats, de la Direction des Finances et particulièrement du Pôle de Programmation Immobilière, de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles ainsi que de la Comue de Toulouse. Vous êtes attentif à la bonne articulation des missions et à une collaboration de qualité avec ces directions.
Sécurisation des actions de la direction
· Organiser et garantir le respect des circuits décisionnels
· Proposer et définir des procédures et des outils de nature à améliorer la gestion et à sécuriser les actes de la Direction du Patrimoine
· Suivre le volet assurances des biens et les procédures de déclaration des sinistres
· Contribuer à l'analyse des coûts immobiliers, par la mise en place de processus et d'outils adaptés
· Contribuer à la collecte des indicateurs de la direction
· Veiller à la bonne circulation de l'information

Conventions d'occupation de locaux, en lien étroit avec la Direction des Affaires Juridiques
· Rédiger, réviser et mettre à jour les conventions en fonction des besoins de l'organisation (laboratoires, composantes) et des réglementations en vigueur.
· Maintenir une base de données à jour de toutes les conventions d'hébergement.
· Assurer une communication efficace entre les différentes parties prenantes (internes et externes).
· Organiser et animer des réunions d'information et de négociation sur les conventions d'hébergement.
· Proposer une vision globale des conventions en vigueur (tableaux de bord, reporting)
· Analyser les indicateurs de performance relatifs à la gestion des conventions

Budget et finances, en lien étroit avec la Direction des Finances
· Élaborer le budget annuel et pluriannuel en coordination avec le Pôle de Programmation Immobilière
· Évaluer et planifier les besoins financiers pour l'entretien, la maintenance, l'exploitation et les opérations de travaux. Suivre et analyser les consommations de crédits
· Etablir un bilan annuel mettant en perspective l'activité de la direction
· Apporter son appui au montage de dossiers de financement de travaux
· Nota : les engagements, les dépenses et les opérations dans l'applicatif SIFAC ainsi que les conventions financières des opérations immobilières sont gérés par la Direction des Finances

Achats et commande publique, en lien étroit avec la Direction des Achats
· Contribuer à la définition de la politique d'achat de la direction, dans une logique d'optimisation et de mutualisation (SPASER)
· Anticiper les étapes de renouvellement des marchés par une réflexion approfondie d'actualisation des besoins et des enjeux, en intégrant une démarche prospective des innovations dans la thématique
· Être le garant de la bonne exécution des marchés en cours, dans leur dimension opérationnelle

Connaissances :
- Connaissance de la commande publique et notamment des marchés de travaux et de services immobiliers
- Règles budgétaires et comptables en univers public
- Connaissance de l'organisation de l'ESR et du domaine immobilier de l'Etat
- Maîtrise opérationnelle des processus de commande publique et de marchés publics
- Logiciels bureautiques (pack office) et outils Web


Savoir faire technique :
- Techniques et méthodes du travail collaboratif/coopératif
- Maîtrise de la gestion de projet
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord et d'indicateurs, capacité à analyser des données
- Sens de la diplomatie, de la pédagogie et de la négociation
- Capacité à allier approche opérationnelle et enjeux globaux
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration
- Sens de la relation à l'usager


Savoirs comportementaux :
- Être pédagogue, organisé et ouvert, faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs
- Fort pragmatisme
- Capacité d'anticipation et de priorisation ;
- Rigueur et fiabilité
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l'écoute


Diplômes requis : Master en gestion administrative et financière ou équivalent
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans


Avantages :
· Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations