CHARGÉ DE MANIFESTATIONS (H/F)

Synonyme de bien-être, à 30 km de Paris, au cœur des Yvelines, entre ville et campagne, PLAISIR, ville de 32 000 habitants, vous offre des infrastructures performantes et un environnement d’une exceptionnelle qualité.

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Avec nous, venez construire le PLAISIR de demain.

CHARGÉ(E) DE MANIFESTATIONS (H/F)

Au sein du Cabinet du Maire

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Service de rattachement : Service Protocole

  Activités principales du Poste :

• Préparer et organiser des manifestations (il s’entend par manifestations : commémorations, événements protocolaires récurrents ou exceptionnels, réunions de quartiers, petits déjeuners, déjeuners, diners, soirées thématiques, vœux, etc…), installer et désinstaller, assurer le transport et le rangement
• Prendre part au service et rangement lors des manifestations
• Veiller au bon déroulement des réceptions
• Gérer et suivre l’ensemble des stocks (volume, dates de péremption) et des réserves
• Contacter les fournisseurs pour établir les devis
• Assurer les relations et négocier avec les fournisseurs
• Etablir les bons de commandes
• Faire les courses pour les approvisionnements, assurer leur chargement, leur transport, leur rangement dans les locaux dédiés
• Veiller
• Assurer le déplacement des fournitures et du matériel si besoin avec l’assistance des ST vers les lieux des manifestations et cérémonies
• Gérer et veiller à la mise à jour des fichiers tout au long de l’année
• Préparer des listings / fichiers pour l’envoi des invitations protocolaires, envoi des invitations et suivi des réponses
• Gérer les listings pour les cadeaux de naissance
• Gérer les évènements de la vie (fleurs naissance, mariage, noces + fleurs pour les décès)
• Travail en transversalité avec les autres directions : exprimer les besoins clairement, et assurer le suivi des demandes
• Etablir le déroulé des manifestations

Activités spécifiques du Poste

• Suivre et mettre à jour les fichiers, les mails et le courrier du protocole
• Etablir les signalements eatal et autres, suivre leur bonne prise en compte et leur exécution
• Tenir des tableaux de bord pour l’évaluation de chaque manifestation
• Suivre le budget du service et gérer les services faits

Activités ponctuelles du Poste

• Accueillir le public et les personnalités
• Coordonner le personnel chargé des réceptions et vérifier sa prestation
• Coordonner les équipes mairie renfort sur les manifestations
• Etablir les feuilles d’heures supplémentaires du personnel
• Prendre part au service et rangement lors des manifestations assurées par traiteur
• Gérer la sonorisation des commémorations (pupitre+ magnétophone)
• Assurer l’accueil et le service lors des manifestations du protocole
• Etablir des procédures, vade me cum, tableaux de bords pour les manifestations
• Prêter main forte aux événements de la Maison Rousseau nécessitant un renfortAssurer le nettoyage et veiller à la propreté du matériel (vaisselle, linge…)
• Gérer la remise des diplômes des médailles du travail aux Plaisirois avec la DRC, accueil de la mairie annexe
• Gérer la remise des diplômes de la médaille communale et bons cadeaux aux avec la DRC, accueil de l’HDV
• Gérer la remise des diplômes et bons cadeaux aux agents non présents lors de la cérémonie avec la DRC, accueil de l’HDV
• Gérer la remise des bons cadeaux aux agents non présents lors des rencontres avec le maire avec la DRC, accueil de l’HDV 

Technicité du poste :

Connaissances

• De l’outil informatique
• Des consignes de sécurité
• Des règles du protocole
• Des logiciels Word et Excel

Profil :

Compétences

• Gestion des stocks
• Organisation, méthode et rigueur
• Adaptabilité
• Qualités relationnelles
• Sens des responsabilités
• Esprit d’équipe
• Coordination et animation d’équipe

Qualifications/diplômes

• Brevet des Collèges / Baccalauréat
• CAP hôtellerie ou expérience similaire appréciés

Qualités

Conscience professionnelle / Esprit d’initiative / Sens du service public / /Ouverture d’esprit / Ponctualité / Assiduité / Autonomie

Exigences

Présentation et représentation / Discrétion / Disponibilité / Réactivité

Permis B