Chargé de gestion administrative et financière de la Maison du Doctorat H/F

La maison du doctorat a pour mission de mettre en œuvre la politique de formation doctorale de l'Université Paris-Saclay et contribuer à augmenter la visibilité et l'attractivité du Doctorat.

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la maison du doctorat, le chargé de l'administration et du pilotage de la maison du Doctorat prépare le budget et suit son exécution, met en place des procédures administratives et veille à ce qu'elles soient suivies, et rend compte et de l'activité de la Maison du Doctorat au moyen d'indicateurs, de tableaux de bord, de rapports ou d’enquêtes.

Missions principales de l'agent·e

1. Gestion administrative et financière :

• Établir et proposer un budget, contrôler sa séparation et son exécution ;
• Faire le suivi et l'analyse des dépenses; en lien avec la directrice de la Maison du Doctorat ;
• Assister et conseiller la directrice de la Maison du Doctorat et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
• S'assurer de la qualité et de la cohérence des données financières saisies, en lien avec le service financier mutualisé ;
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives ;
• Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant ;
• Préparer et suivre les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenaires ;
• Analyser les textes réglementaires et les différents documents produits par les organismes financeurs pour adapter son activité et ses conseils ;
• Assurer ou contribuer à l'amélioration des circuits administratifs et à la bonne articulation des interfaces de gestion entre la Maison du Doctorat, les services centraux, les composantes, les établissements composantes et les Universités-Membres-Assosciées ;
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service ;
• Participer à la réalisation des rapports financiers ;
• Veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité et en contrôler la mise en œuvre ;
• Assurer une veille sur les données dans le cadre de son domaine d'activité.

2. Gérer et coordonner la/les campagne·s de communication et de sélection pour activités complémentaires hors recherche :

• Gérer la communication auprès des doctorants relative aux activités doctorales hors recherche, incluant leur fonction pour le développement des compétences et incluant l'animation des campagnes de candidature ;
• Accompagner et coordonner les différents interlocuteurs dans la mise en ligne et le recueil de candidature sur les différents types de propositions (missions enseignement, missions valorisation, missions expertise et missions médiations scientifique) ;
• Participer à la contractualisation des activités complémentaires hors recherche, notamment les missions d'enseignement d'enseignements (assurer, entre autres, le lien entre les référents, les RH et les doctorants) ;
• Rédiger un guide des missions complémentaires hors recherche ;
• Dresser les bilans annuels des campagnes de recrutement des doctorants-enseignants.

3. Coordonner la campagne des concours des écoles doctorales pour le recrutement ses doctorants :

• Assurer le lien entre les écoles doctorales et la direction des ressources humaines pour mise en place des contrats doctoraux (plateforme de recrutement des doctorants) ;
• Dresser les bilans annuels des contrats doctoraux de l'ensemble des écoles doctorales ;
• Préparer un fichier de synthèse pour l'ensemble des demandes de prolongations et participer aux commissions des prolongations des contrats doctoraux ;
• Examiner les dossiers de demande de contrats doctoraux dans le cadre de l'appel handicap et accompagner les écoles doctorales pour le dépôt des dossiers sur la plateforme SIREDO.

Connaissance, savoir :

• Connaissance des fondamentaux des règles de la comptabilité et de la gestion financière et budgétaire publique ;
• Connaissance générale des règles et de techniques de la comptabilité publique et de l'achat public (code des marchés public) ;
• Connaissance de la réglementation et de l'environnement de l'enseignement supérieur et recherche ;
• Connaissance de la législation concernant le doctorat, les écoles doctorales (à acquérir le cas échéant lors de la prise de poste) ;
• Connaissance de l'outil ADUM serait un plus ;
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques de base (tableur) et connaissance de SIFAC ;
  
• Compétences rédactionnelles et bonne connaissance des process éditoriaux.

Savoir-faire :

• Maîtriser la gestion de projets ;
  
• Préparer et exécuter un budget ;
• Rédiger et suivre les conventions ;
• Organiser des processus et procédures de gestion administrative ;
• Animer des réseaux.

Savoir-être :

• Capacité à travailler en réseau avec des acteurs d'horizons différents ;
• Capacité d'adaptation, dans un contexte institutionnel en évolution ;
• Esprit d'initiative ;
• Capacité d'écoute et d'orientation ;
• Sens de l'analyse et de synthèse ;
• Sens relationnel ;
• Sens d'organisation, de priorités et de de rigueur ;
• Sens d'appartenance à l'institution.