Responsable de portefeuille projets « Transformation » (Projet Management Officer - PMO) H/F

Missions :

Rattaché·e à la Directrice de la Direction de l’Accompagnement des Organisations et des Processus (DAOP), vous serez responsable d’un portefeuille de grands projets de l’Université Paris-Saclay obtenus dans le cadre du programme France 2030 (ou autres financements à venir) accompagnant la transformation de de l’établissement.

Vos missions sont d’assurer la gestion, la coordination et l’optimisation des projets qui vous sont confiés, à toutes les phases de ceux-ci :

• Montage du projet et installation du mode projet
• Suivi de projet et animation
• Reporting interne / externe
• Clôture du projet

Pour chacun des projets et chantiers qui les composent, vous vous assurez, en relation étroite avec les acteurs·trices et directeurs·trices de projet, que l’ensemble des étapes clés d’un projet (et/ou actions composant un projet) sont définies et réalisées dans le respect des objectifs, des moyens et des délais, de façon optimale et en visant une transformation efficace à l’échelle de l’université.

En particulier, vous veillez à la (ré)planification des chantiers sous tendus par chaque projet et vous s’assure de leur exécution de façon cohérente en développant une vision globale pour atteindre de manière soutenable les objectifs du projet (utilisation et suivi des ressources). Vous apportez un soutien méthodologique aux porteurs de projet (actions) sur les différents volets de la conduite de projet (formalisation de résultats et livrables attendus, définition et production d’indicateurs, planification et lotissement, suivi de planning, et allocation et consommation des moyens)

Activités principales de l’agent·e :

Pour tous les projets dont il/elle aura la charge :

Suivi et coordination des projets : Assurer le suivi et le pilotage de l’ensemble des projets, de la planification initiale à la clôture, en veillant au respect des délais, des budgets et des objectifs. En particulier, planifier et animer les réunions de suivi d’avancement périodique des projets et chantiers qui les composent.

Support méthodologique : Assister les chefs de projet dans la définition et l’application des méthodologies de gestion de projet idoine aux regard des projets et chantiers, et veiller à leur application.

Suivi des ressources : Assurer le suivi de la consommation des ressources humaines, financières et matérielles sur les différents projets, et veiller à leur optimisation dans le cadre des moyens alloués

Suivi des indicateurs de performance : collecter, consolider et analyser les indicateurs de performance  des projets et proposer des actions correctrices si nécessaire.

Gestion des risques : Identifier, évaluer et suivre les risques et les dépendances inter-projets, et élaborer des plans d'atténuation.

Communication et reporting : Assurer une communication régulière et transparente avec les parties prenantes et instances du projet (comité de pilotage, ANR, etc.) , et produire des rapports et supports afférents

Amélioration continue : Participer à l'optimisation des processus de gestion de projet et proposer des initiatives d'amélioration continue pour accroître l'efficience des projets.

Dans le cas de nouveaux programmes de financement :

• Contribuer à l'ensemble des étapes d’un montage de projet en participant à l’écriture et au montage de projets (objectif, livrable, budget, projection RH, définition d’indicateurs si nécessaires)
• Définir le plan de management du projet et le déploiement du mode projet
• Assurer la négociation contractuelle du projet (accord de consortium…)
• Accompagner et coordonner la planification des actions du projet et accompagnement à la définition des feuilles de route associées (objectif / délai / moyen / livrable)

Savoirs

• Méthodes et outils de la gestion de projet (planification et suivi des objectifs et des ressources)
• Techniques de conduite du changement
• Analyse de données : Capacité à extraire et analyser des données quantitatives et qualitatives pour le suivi des performances.
• Maîtrise des techniques d’entretien et d’animation de groupes
• La connaissance du secteur Enseignement Supérieur Recherche (ESR) est un plus

Savoir-faire

• Esprit analytique : Capacité à identifier les enjeux et problématiques, les causes et à proposer des solutions adaptées, et à dégager les essentiels en fonction des enjeux et priorités
• Communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale, capacités de synthèse.
• Organisation et rigueur : Très bonne capacité d’organisation, gestion des priorités et respect des échéances.
• Force de proposition : Capacité à être proactif et à proposer des solutions et améliorations pour optimiser l’exécution du projet en fonction des enjeux et priorités
• Travail en équipe : Capacité à collaborer avec des équipes et interlocuteurs variés

Savoir-être

• Leadership : Capacité à influencer et challenger
• Pragmatisme
• Sens des résultats
• Pédagogie et capacité à accompagner en proximité
• Réactivité et adaptabilité
• Sens du service