Administrateur fonctionnel Yparéo & assistance aux utilisateurs H/F

Sous le pilotage de la directrice et du directeur adjoint de la formation tout au long de la vie, et en lien étroit avec la directrice du CFA, et placé·e  sous la responsabilité de la cheffe du pôle Coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières de la DFTLV, l’administrateur·trice fonctionnel Yparéo et assistance aux utilisateurs travaille en lien étroit avec les gestionnaires des formations du pôle susnommé, avec les agents·es du pôle administratif, gestion et financier de la DFTLV, ainsi qu’avec les agents·es gestionnaires de la formation continue des composantes universitaires de l’Université Paris-Saclay.

Missions :

Administration de la solution YPAREO, assistance aux utilisateurs et maintenance fonctionnelle

• Paramétrage et adaptation en continu de l’outil YPAREO avec mise à jour de l’ensemble des aspects : configuration des formations, intégration des typologies de contrats, règles tarifaires, profils des utilisateurs…;
• Mobilisation des acteurs internes lors des recueils de besoins d’adaptation et des évolutions (nouvelles fonctionnalités ou améliorations de l’outil) ;
• Transmission et suivi des demandes auprès du prestataire YMAG ;
• Articulation avec la DSI de l’Université sur les adaptations techniques et les connecteurs nécessaires si besoin ;
• Conseil et assistance fonctionnelle de premier niveau auprès des différents utilisateurs : gestionnaires de formation continue et d’alternance, équipes pédagogiques des formations, entreprises, apprentis pour les aspects liés à la gestion du carnet de liaison (NET-Yparéo)… ;
• Formations à l’outil, rédaction et mise à jour de la documentation fonctionnelle (guides utilisateurs / procédures) et communication régulière auprès des utilisateurs ;
• Gestion des autorisations et droits d’accès ;
• Intégration des nouvelles versions et des mises à jour de l'outil afin de garantir son bon fonctionnement et d'anticiper les évolutions.

Coordination métier

• Contrôle de la fluidité des processus tout au long de la chaîne de traitement ;
• Prise en charge de la gestion des incidents fonctionnels liés à l’outil qui n’ont pu être résolus directement par les gestionnaires de formation continue et d’alternance ;
• Réalisation des opérations de suivi : éléments de reporting (production d’indicateurs) auprès de la cheffe de pôle et de la direction de la DFTLV et de son CFA.

Suivi de la prestation et démarche qualité

• Suivre le marché (UGAP, YMAG) et vérifier le respect des engagements ;
• Analyser le besoin avec la DPAM de l’Université dans l’objectif de passation d’un marché réactualisé ;
• Contribuer au respect des critères qualité édictés par les certifications détenues ou visées par l’établissement (Qualiopi, Iso…) ;
• Participer aux recueils des données, enquêtes, audits internes et externes ainsi qu’aux actions transverses mises en place dans le cadre de la démarche qualité (BPF, groupes de travail, procédures qualité, etc.) ;
• S’inscrire dans la démarche d’amélioration continue de la Direction et de l’Université.

Connaissances, savoirs :

• Maîtrise de l’administration et du fonctionnement d’Yparéo ou d’un ERP équivalent
• Maîtrise des méthodologies de gestion de projets
• Maîtrise du pack Microsoft Office, en particulier le publipostage de documents officiels via Yparéo (attestations, conventions) et l’édition de tableaux de bord via les TCD
• Connaissances du secteur de la formation professionnelle et de l’apprentissage
• Culture des pratiques pédagogiques et usages pédagogiques du numérique

Savoir-faire :

• Participer à la coordination d’un projet de transition numérique
• Évaluer les besoins d’une organisation en matière d’outils numériques pédagogiques
• Savoir vulgariser les besoins métiers en termes fonctionnels
• Assurer l’interface entre les utilisateurs et les équipes techniques

Savoir-être :

• Sens du service et disponibilité
• Autonomie et rigueur
• Capacités d’animation et excellent relationnel
• Travail en équipe et en mode projet
• Savoir rendre compte
• Esprit de synthèse

Prérequis :

• De formation informatique d’un niveau minimum Bac+3
• Maîtrise de l’outil Yparéo ou d’un ERP équivalent
• Une première expérience significative dans un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche ou dans un organisme de formation ou dans un centre d’apprentissage serait un plus
• Maîtrise du pack Microsoft Office