Chargé d'accueil / Assistant administratif F/H

Le service de la vie étudiante est organisé sur plusieurs campus. La personne recrutée aura pour mission d'assurer un lien direct avec les étudiants, avec des missions d'accueil et de gestion administratives sur deux sites distincts campus Peixotto (Talence) et Montesquieu (Pessac), calendrier à définir lors de la prise de poste.
Contexte et spécificités du poste :
- Missions en lien direct avec les étudiants, le public, en interaction avec de nombreux services de l'Université : Scolarité, Direction des Licences, Bureau de la vie étudiante, Service Communication, Assistante sociale, Espace Santé Etudiants, Bibliothèque universitaire, etc...
- Congés en fonction du calendrier universitaire et de la présence des étudiants
- Ce poste nécessite une grande disponibilité et une adaptabilité du fait des contraintes horaires éventuelles (événementiel et sorties des étudiants du monde) et des déplacements entre les 2 BVE de talence et Pessac (ligne tram directe)
- Le télétravail n'est pas compatible avec les exigences de ce poste en raison de la nature des missions et de la nécessité d'une présence physique régulière.
Environnement relationnel et spécificités du poste : Au contact quotidien d'un public étudiant diversifié, l'agent est amené à accueillir, informer et accompagner des usagers aux profils et aux besoins variés, parfois dans des situations administratives, sociales ou personnelles complexes.
Activités principales :
Missions communes aux campus de Talence et de Pessac
Au sein du Bureau de la Vie Étudiante (BVE), l'agent contribue activement à la qualité de l'accueil, à l'accompagnement des étudiants et à la dynamique de la vie de campus.
Vie étudiante et animation des campus
• Participer à l'organisation et à la mise en œuvre des événements portés par le Bureau de la Vie Étudiante.
• Accompagner les étudiants internationaux lors de sorties et d'actions favorisant leur intégration.
• Contribuer à la logistique et au bon déroulement des manifestations étudiantes.
• Apporter un soutien transversal à l'équipe dans la conduite et le suivi des projets du service.
Services aux étudiants et aux associations
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives et les orienter vers les interlocuteurs adaptés.
• Participer au développement d'une offre de services favorisant la qualité de vie étudiante sur les campus.



Missions spécifiques au campus de Talence - Chargé.e d'accueil du bureau de la vie étudiante :
Accueil et accompagnement des usagers
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des étudiants, personnels et partenaires.
• Répondre aux demandes d'information et orienter les usagers vers les services compétents.
• Faciliter les démarches administratives des étudiants et assurer un accompagnement de premier niveau.
• Assurer le secrétariat courant du service et le suivi des flux quotidiens d'usagers.
Gestion administrative et logistique
• Assurer la délivrance et l'archivage des documents diplômants.
• Gérer le prêt de matériel aux étudiants et aux associations étudiantes, ainsi que le suivi des stocks.
• Assurer la remise et le suivi des clés destinées aux associations étudiantes.
• Gérer les foyers étudiants (ouverture, états des lieux, suivi administratif et logistique).
• Enregistrer les ventes et assurer le suivi des commandes de goodies institutionnels.
Communication et vie de campus
• Mettre à jour et valoriser les informations diffusées auprès des étudiants (affichage, documentation, supports de communication).
• Organiser et assurer la communication autour des sorties destinées aux étudiants internationaux.
• Instruire les demandes de prêt de matériel et les déclarations d'événements associatifs, en lien avec le responsable de service.
• Coordonner l'accueil et l'installation des foodtrucks sur le campus.


Missions spécifiques au campus de Pessac - Assistante administrative bureau de la vie étudiante :
Gestion des dispositifs d'aide aux étudiants
• Informer et accompagner les étudiants dans leurs démarches relatives au Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE) – volet aide sociale.
• Assurer la gestion administrative des dossiers de demande d'aide sociale
• Préparer, organiser et assurer le suivi administratif des commissions d'aide sociale et d'exonération des droits d'inscription selon les mêmes modalités.
Coordination et soutien logistique
• Assurer un rôle de renfort au guichet d'accueil du BVE
• Assurer la coordination des foodtrucks pour l'ensemble des campus de l'Université de Bordeaux.
• Participer à l'organisation logistique des événements portés par le Bureau de la Vie Étudiante.
• Contribuer au bon fonctionnement du service par un soutien administratif et opérationnel aux activités du BVE.

Évolution des missions : Les missions associées à ce poste sont amenées à évoluer en fonction des projets portés, tout en restant dans le cadre de la même typologie d'activités

Connaissances requises
Vous possédez une bonne connaissance de l'environnement professionnel et de ses réseaux d'acteurs. Vous maîtrisez la culture numérique et les usages d'Internet, ainsi que les techniques de communication écrite et orale. Vous êtes également à l'aise avec les techniques d'élaboration de documents administratifs et les méthodes d'accueil physique et téléphonique.
Compétences techniques
Vous êtes capable de :
• Rédiger des rapports, comptes rendus et autres documents professionnels ;
• Élaborer et formaliser des procédures ;
• Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents ;
• Rendre compte de votre activité de manière claire et structurée ;
• Utiliser efficacement les outils bureautiques ;
• Travailler en collaboration au sein d'une équipe ;
• Assurer l'accueil téléphonique, physique et la prise de messages ;
• Accueillir, informer et orienter les différents publics ;
• Utiliser les logiciels spécifiques liés à l'activité ;
• Communiquer en anglais à un niveau intermédiaire (B1/B2).
Qualités personnelles
Vous vous distinguez par :
• Votre sens de l'organisation et votre rigueur ;
• Votre réactivité et votre capacité d'adaptation ;
• Votre excellent relationnel et votre sens du service ;
• Votre dynamisme et votre implication dans les missions confiées.


Plus d'informations :
Basé à Talence et Pessac - accès tram B, bus, vélo
CDD de 12 mois
Salaire mensuel brut: 1 925,24 €
Ce que nous vous offrons :
• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle
• Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d'arrivée)
• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d'action sociale
• 75 % de prise en charge de l'abonnement aux transports en commun en Gironde
• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
• Accès à un parking du personnel
• Offres de loisirs, sport et culture pour l'ensemble des personnels